La newsletter della Direzione generale Archivi è nata un anno fa, insieme ad altri numerosi esperimenti di resilienza del settore culturale di fronte al primo e radicale “Tutti in casa”, per rispondere a quella domanda di cultura la cui fruizione fisica e materiale era stata bruscamente interrotta.

Ha scritto Paola Dubini, Direttore del corso di laurea in Economia per le Arti, la Cultura e la Comunicazione alla Bocconi di Milano: «Nel tempo “sospeso” del lockdown, molte istituzioni hanno ripensato alle loro attività, potenziato la comunicazione e la produzione di documenti digitali (…). E va riconosciuto che la pandemia ha reso possibili sperimentazioni e cambiamenti che avrebbero impiegato molto più tempo a realizzarsi in assenza di choc». La serrata dei luoghi della cultura e la drastica limitazione degli spostamenti ha agito insomma da acceleratore di tendenze già in essere, dando origine a un momento di grande fermento e di attività o iperattività digitale (con conseguente rischio di “ipercomunicazione”). Entusiasmo e volontà, non sempre accompagnate da adeguata formazione e strategie di lungo periodo, hanno prodotto una molteplicità di esperimenti eterogenei e anche qualche ingenuità: nel complesso, si è trattato di un primo passo in una dimensione ormai pienamente percepita e compresa come imprescindibile, come già sostenuto su queste pagine a proposito del primo Dantedì. Tanto è stato fatto e tanto rimane da fare, insomma, ma questo argomento merita senz’altro un approfondimento a sé.

La newsletter della Direzione generale Archivi nasce dunque in questo momento di (ri)scoperta e sperimentazione del web come luogo di cultura a tutti gli effetti, da una volontà di trovare e creare nuove leve e nuovi strumenti di comunicazione e valorizzazione del sistema composito dell’Amministrazione archivistica.

Una newsletter istituzionale è parso lo strumento più adeguato al fine di restare vicino agli utenti e al pubblico, e di valorizzare e (co)ordinare l’esistente inserendolo in un contesto più ampio, con l’obiettivo di dare al quadro complessivo maggiore visibilità e coerenza: con l’idea, insomma, che solo andando insieme si può andare lontano.

Niente di particolarmente originale, se pensiamo che «il 2020 ha portato con sé, tra le altre cose, una nuova ondata di newsletter (…) in effetti è facile vedere le newsletter come un’oasi felice, ideale per pubblici di nicchia e affezionati, in cui il meccanismo del follow e delle visualizzazioni dei contenuti vengono meno. Ti arriva tutto in mail (o nella casella “Posta indesiderata”, sigh) e non ti devi preoccupare di perderti aggiornamenti preziosi».

Importa qui tuttavia sottolineare come la newsletter sia un medium particolare, che da una parte crea una comunità (i singoli membri sono uniti dalla volontarietà dell’atto di iscrizione), e dall’altra offre la possibilità di presentare a questa comunità contenuti di valore e non effimeri, con un margine di riflessione e approfondimento. Una comunicazione che resta aperta, per allargare la comunità a nuovi potenziali pubblici, ma si svolge in una dimensione meno caotica e dispersiva rispetto a un social network tradizionale, in cui le notizie scompaiono presto nel continuo scorrere dei feed (selezionati per il lettore da un algoritmo): «the inbox is becoming a more attractive medium than the news feed», è stato scritto già nel 2019 per descrivere questa (ri)scoperta dello strumento delle newsletter a fini informativi e divulgativi.

Ulteriore aspetto di interesse per una comunicazione che non voglia rimanere semplice operazione di facciata, la newsletter permette anche una prima misurazione e valutazione dei risultati: i programmi di elaborazione, impaginazione e invio mettono disposizione preziosi strumenti di analisi, statistiche, tassi di iscrizione e disiscrizione, aperture e click effettuati (o meno), fino alla collocazione geografica (approssimativa) degli iscritti e dei lettori. Misurazioni che permettono di conoscere meglio il pubblico, valutando il coinvolgimento e l’interesse suscitato con ogni invio.

Il primo piano editoriale di medio periodo è stato rivolto a “aprire” gli Archivi e le Soprintendenze, una regione alla volta, una volta alla settimana. I singoli Istituti, lontani tra loro per collocazione geografica e patrimonio, oltre che temporaneamente irraggiungibili, sono così stati presentati come elementi di un più ampio sistema nazionale e come luoghi di cultura a tutti gli effetti, con particolare attenzione alle sedi monumentali, facendo al contempo emergere quanto si continuava a fare di ordinario e di straordinario al servizio degli utenti e del pubblico, su tutto il territorio nazionale.

La prima newsletter, uscita il 31 marzo 2020, è stata dedicata alla Lombardia, la regione più colpita dalla prima ondata della pandemia. L’ultima del ciclo, ormai intitolato #archiviaperti, dedicata al Friuli Venezia Giulia, è stata inviata nel luglio 2020, quando la maggior parte degli Istituti era ormai “aperta” anche fisicamente, con le modalità di contingentamento e prenotazione che ormai conosciamo.

Gli iscritti in questa prima fase hanno continuato a crescere: fino al 40% al mese nei primi mesi, senz’altro in primo luogo grazie agli Istituti interessati, che pubblicizzavano la “loro” newsletter sui canali legati al “loro” territorio, a dimostrazione di quanto questa modalità di aggregazione e presentazione delle diverse realtà locali abbia incontrato e soddisfatto un bisogno esistente di condivisione e valorizzazione a livello centrale e su scala nazionale.

Il tasso di crescita delle iscrizioni non si è fermato, attestandosi su una media del 10%. Anche questo interesse, insieme alla grande disponibilità manifestata dagli Istituti, ha fatto sì che si decidesse di proseguire l’esperienza. Non si trattava più di tenere gli #archiviaperti, ma di offrire una cassa di risonanza nazionale e una cornice coerente alle diverse attività del territorio, realizzate su impulso e invito della Direzione generale.

L’obiettivo di questa seconda fase è stato quello di tirare le fila di attività e iniziative che ancora non avevano trovato un luogo in cui poter essere presentate nel loro insieme, mettendo nella giusta luce tutto il “peso” dell’azione culturale degli Istituti archivistici, non come singoli Istituti ma come sistema.

La periodicità delle pubblicazioni si è quindi legata a singole Giornate o ricorrenze nazionali e internazionali, dando vita a una serie di newsletter “speciali”: Giornata internazionale degli Archivi, Festa della Musica, Giornate del Patrimonio, Domenica di Carta…; sono in corso anche sperimentazioni di modalità più improntate alla valorizzazione del patrimonio e che permettono una ancora più ampia partecipazione, con newsletter tematiche dedicate unicamente alla presentazione di documenti provenienti dai singoli Istituti (si veda il numero dedicato alla Giornata della Memoria).

I risultati di questo primo anno incoraggiano a proseguire, e fanno sperare di potere ulteriormente sviluppare questo strumento di comunicazione istituzionale al servizio del sistema archivistico nazionale e della Direzione generale, come centro propulsore di attività e azioni di valorizzazione.

Per saperne di più

Repubblica su Twitter, Tutti in casa, 10 marzo 2020

Paola Dubini, Cambi di passo: ruolo e prospettive delle istituzioni culturali dopo il lockdown, fondazionefeltrinelli.it, 5 ottobre 2020

Sull’ipercomunicazione, si legga Guglielmo Gigliotti, Il rischio per i musei è l’ipercomunicazione, da «Il Giornale dell’Arte» n° 409, agosto 2020 (anche in ilgiornaledellarte.com)

Antonella Mulè, Gli archivi sui sociale e il Dantedì, ilmondodegliarchivi.org, 31 marzo 2020

Pietro MInto, Le migliori newsletter che ti sei perso nel 2020, wired.it, 26 dicembre 2020

Mike Isaac, The New Social Network That Isn’t New at All, nytimes.com, 19 marzo 2019

DGA – Direzione Generale Archivi, Newsletter speciale – Giorno della memoria (27 gennaio 2021), us19.campaign-archive.com

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