La trasformazione digitale della pubblica amministrazione e delle imprese ha subito in queste ultime settimane un’accelerazione improvvisa determinando una svolta radicale e probabilmente irreversibile destinata a cambiare il modo di lavorare, di comunicare e naturalmente di documentare delle persone e delle organizzazioni.

Archivi e sistemi documentari nell’emergenza
La trasformazione digitale della pubblica amministrazione e delle imprese ha subito in queste ultime settimane un’accelerazione improvvisa determinando una svolta radicale e probabilmente irreversibile destinata a cambiare il modo di lavorare, di comunicare e naturalmente di documentare delle persone e delle organizzazioni. È emersa tutta l’importanza di avere a disposizione fascicoli ben organizzati, completi, affidabili, da consultare anche a distanza e, quindi, necessariamente informatici. Il futuro sembra, di conseguenza (almeno per ora), destinato a tingersi anche dei colori dell’archivistica e assumere con maggior decisione che nel passato, tra le altre dimensioni che la crisi ha modificato, anche quella di una produzione e conservazione documentale rivisitate e sviluppate in forme sempre più digitali con livelli significativamente crescenti di qualità e di efficienza, sia nell’elaborazione di modelli e strumenti sia nell’offerta di servizi e soluzioni operative.
In questa fase di emergenza è parso, infatti, evidente, soprattutto in ambito pubblico, anche agli interlocutori meno attenti che senza il supporto di un sano, coerente e organico sistema di gestione documentale e senza infrastrutture e soluzioni capaci di rendere fruibile il patrimonio di informazioni e documenti di cui le organizzazioni dispongono nella vita quotidiana, nessuna trasformazione digitale potrà avere successo duraturo e garantire i vantaggi promessi.
Non sono mancati naturalmente, anche in questo frangente, gli inviti (non sempre ben meditati e comprensibili se non per ragioni di mercato) a saltare tutti i passaggi intermedi, riferibili soprattutto agli strumenti e al lavoro di intermediazione che il legislatore nazionale ha definito (sia pure con scarso successo) in almeno venti anni di regolamentazioni specifiche. È bene ricordare che l’obiettivo delle norme sulla gestione documentale e sulla cosiddetta conservazione a norma (che altro non è che una prima e non auto-sufficiente archiviazione per finalità di tenuta e protezione degli archivi) era ed è quello di rendere disponibile una rete integrata di servizi e strumenti normalizzati, allo scopo di formare documenti digitali validi, gestirne con certezza l’esistenza per il tempo necessario, organizzare e ordinare aggregazioni informatiche funzionali e identificabili oltre che consultabili.
Le criticità che abbiamo riscontrato in questi giorni nel rapporto tra lavoratori, cittadini, utenti e le organizzazioni di riferimento, del resto, non dipendono affatto dai ritardi nell’implementazione di reti 5G (sarebbe bastata una politica lungimirante e coerente di investimenti sulla fibra ottica per garantire i livelli di banda che hanno gli altri paesi europei), dalla diffidenza nell’uso di dati aperti o dalla lentezza nell’applicare strumenti (di fatto ancora assai immaturi e scarsamente operativi) di intelligenza artificiale.

Non si vuole certo negare che le tecnologie e gli strumenti innovativi suggeriti possano (una volta tradotti in opportune e meditate soluzioni tecniche) fornire un contributo di enorme portata all’efficienza della trasformazione digitale. Tuttavia, l’emergenza che stiamo vivendo sta mostrando con chiarezza che una buona e organica applicazione della normativa sull’e-government, disponibile da tempo, ha consentito a molti enti di affrontare senza affanno e con piena soddisfazione di personale e utenti i difficili passaggi organizzativi di questi mesi. Abbiamo tutti sperimentato le notevoli differenze di risultati tra chi ha saputo realizzare per tempo processi adeguati e coerenti di digitalizzazione e chi invece aveva in precedenza solo finto di adottare gli strumenti previsti dal legislatore, limitandosi a operare con meri adempimenti formali, rinunciando in particolare a presidiare la funzione documentale con piattaforme e personale adeguati e con responsabilità e regole a misura del proprio sistema, ben definite e soprattutto realmente applicate. Le amministrazioni che hanno fatto tesoro delle indicazioni fornite dalla regolamentazione tecnica e dalla esperienza maturata in questi anni, interpretandole con intelligenza e flessibilità e accompagnando i processi di innovazione con interventi mirati di sensibilizzazione e formazione del personale, hanno potuto superare con prontezza – in alcuni casi in poche ore – l’incertezza dettata dagli obblighi di lockdown e la riorganizzazione del lavoro con ambienti e strumenti di smartworking, attivando senza troppi rischi di sicurezza le modalità necessariamente digitali di comunicazione e di condivisione di informazioni e documenti.

Certo, è stato talvolta necessario abbandonare e cambiare rapidamente e in condizioni difficili e rischiose prassi tradizionali, che persistevano diffusamente nonostante le disposizioni (purtroppo prive di sanzioni) di una normativa evoluta e matura e nonostante la consapevolezza di tutti (organi di vigilanza inclusi) che la vita documentaria di molte amministrazioni pubbliche e di un ancor più ampio numero di imprese private era precipitata da anni in uno stato di disordine e polverizzazione, un inferno – ha osservato il dirigente pubblico di un grande e importante ministero – nutrito di cattive abitudini diffuse, di incompetenza, di resistenza al cambiamento. Lo ricorda anche Ilaria Pescini www.ilmondodegliarchivi.org/rubriche/archivi-digitali, commentando il fatto che «le amministrazioni più virtuose, quelle cioè più attrezzate dal punto di vista tecnologico e più dotate di strumenti di elaborazione documentale e di colloquio con l’esterno, si sono trovate avvantaggiate in un percorso non ancora così scontato».

Luci e ombre
Riflettere sulle condizioni che in questa fase di cambiamenti forzati “hanno fatto la differenza” è fondamentale per i professionisti del settore sia per comprendere e valutare l’utilità e l’efficacia dei metodi e degli strumenti finora elaborati, sia per progettare con rigore e lungimiranza l’evoluzione futura dei sistemi documentali una volta superata, in parte o del tutto, l’emergenza. Il quadro che abbiamo sperimentato in questo periodo presenta luci e ombre, piacevoli sorprese e qualche preoccupazione. Cominciamo dai problemi più evidenti dovuti alla necessità di risolvere in modo spesso improvvisato questioni assai complesse, quali l’identità digitale di chi presenta istanze e richiede servizi, l’individuazione dei canali e delle forme per scambiare e condividere informazioni e documenti e gestire attività amministrative finora affidate esclusivamente a funzionari dedicati (come nel caso della registrazione di protocollo) in ambienti privi di qualunque livello di sicurezza e con personale non sempre adeguatamente formato. Naturalmente, l’urgenza di trovare soluzioni operative non favorisce mai (e non ha favorito neanche questa volta) la qualità e l’accuratezza delle soluzioni, anche se contribuisce spesso (ed è successo in questo caso) a superare d’impeto resistenze e ritardi ingiustificati. Il ricorso improvviso al lavoro in remoto e a tutti gli strumenti possibili per la comunicazione online ha per esempio spinto tutti (cittadini e organizzazioni) ad affidarsi ancora più che nel passato all’uso indiscriminato di strumenti elementari di comunicazione come le e-mail e/o a dotarsi di strumenti deboli e formalmente insufficienti per gestire le identità digitali. Eppure siamo ormai pronti a promuovere forme più avanzate di amministrazione digitale, abbandonando per esempio lo scambio di file pdf per PEC (come avviene oggi nel caso del processo civile telematico, ma anche per il trattamento della gran parte delle comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e cittadini) e realizzando portali e servizi interattivi in grado di accompagnare l’utente nelle diverse fasi di un procedimento amministrativo. L’emergenza improvvisa ha costretto molte organizzazioni ad avviare, senza strumenti e senza specifiche regole e responsabilità, processi di digitalizzazione massiva dei documenti privi di controlli di qualità, al fine di consentirne l’immediata lavorazione da parte dei dipendenti che operano a distanza. Si è ovviamente trattato di una smaterializzazione puramente gestionale, ben lontana dalle indicazioni operative (ancora in bozza nelle Linee guida sulla gestione documentale https://docs.italia.it/AgID/documenti-in-consultazione/lg-documenti-informatici-docs/it/bozza/index.html) in grado di assicurare la formazione di copie conformi agli originali nel caso di documenti analogici e di superare, con una adeguata certificazione di processo e la necessaria attività di monitoraggio, la moltiplicazione di sedimentazioni digitali improprie e prive di qualunque valore giuridico e probatorio.

Una digitalizzazione insomma che rischia oggi di consolidare cattive abitudini, di cui non sarà facile liberarsi così come si richiederanno interventi ad hoc per gestire (eliminare e/o sostituire) le copie digitali prodotte in questa fase senza alcun criterio di qualità e senza garanzie giuridiche.
In positivo, possiamo affermare che sia venuta meno in molti ambienti la diffidenza per l’uso del digitale nella gestione delle attività amministrative che ha mostrato tutti i suoi vantaggi in ragione della rapidità della trasmissione e della facilità con cui si possono tagliare passaggi inutili e consentire l’uso di strumenti di condivisione e lavoro a distanza. Nonostante le scarse attività di formazione realizzate in questo campo dalle istituzioni, abbiamo potuto verificare che una fetta ampia della popolazione attiva è, comunque, ormai in grado di comunicare in rete, sia pure con incertezze e limitata consapevolezza, grazie all’uso degli smartphone e alla frequentazione dei social media.
Anche se la trasformazione improvvisata non ha consentito a nessuno di migliorare i sistemi di registrazione di protocollo, né di definire o ridefinire in tempi così brevi e concitati policy, strumenti, piani di sviluppo applicativo finalizzati a formare e a gestire archivi digitali in senso proprio, non sono poche le amministrazioni che hanno riconosciuto l’importanza di non farsi trovare in futuro di nuovo impreparate, sia nel caso di progetti già avviati sia per le situazioni ancora in sofferenza o in grave ritardo.

Il presidio archivistico
Che compito spetta oggi agli archivisti, a tutti gli archivisti, a chi opera negli enti o nelle istituzioni di tutela, ai docenti della materia, ai professionisti e alle imprese di settore cui la crisi attuale prospetta un periodo lavorativo di grave e grande incertezza? Mi riferisco alla necessità di mostrare quanto l’inevitabile trasformazione digitale abbia l’assoluto bisogno di archivi ben formati, ben organizzati, ben conservati e quindi di strumenti di pianificazione e di governo, di testimoniare, al fine di ottenere il riconoscimento politico, la rilevanza di archivisti competenti e di istituzioni archivistiche autorevoli per la società post-moderna e post-globale.
Mi limiterò a sottolineare a questo proposito il ruolo cruciale dei requisiti archivistici che dovrebbero presidiare lo sviluppo delle piattaforme di gestione documentale, le sole oggi in grado (se progettate e gestite con qualità e soluzioni non solo tecnologiche, all’altezza della complessità dei sistemi informativi archivistici) di garantire certezze documentarie e la produzione e conservazione di informazioni, documenti, archivi affidabili e autentici, di cui il mondo interconnesso e complesso ha sempre più bisogno. In particolare, i documenti digitali (troppo a lungo trattati nella normativa specifica come entità autonome e auto-referenziali) non svolgono la loro funzione giuridica e probatoria se non sono sostenuti, anzi nutriti e accuditi:

• da sistemi generali di registrazione e repertoriazione in grado di attestare nel tempo l’integrità del documento informatico, l’identità della provenienza, la data certa e opponibile a terzi della sua formazione e ricezione, ricorrendo inoltre a funzioni di annotazione che attestino la validità delle firme elettroniche e alla gestione e tenuta delle impronte che nell’ambito della segnatura di protocollo consentono di verificare l’integrità dei contenuti;
• dall’organizzazione funzionale dei documenti grazie alla definizione di un piano di classificazione che guidi la formazione, la tenuta e la selezione delle necessarie aggregazioni documentali, in modo da disporre con rapidità, facilità ed efficacia dei documenti necessari alle attività di competenza dei soggetti produttori;
• dalla predisposizione e dal continuo aggiornamento di strumenti di policy dedicate alla corretta formazione e tenuta degli archivi, che nel caso italiano (non per fortuna, ma per la nostra tenacia professionale) hanno ottenuto il riconoscimento del legislatore nella forma di manuali di gestione e di manuali della conservazione.

Tutte queste attività, in particolare la redazione di piani di classificazione, fascicolazione e conservazione e di manuali efficaci e di facile applicazione, richiedono la competenza professionale degli archivisti che sono capaci di agire come responsabili della gestione documentale, non solo con funzioni di garanzia del rispetto della norma, ma anche e soprattutto con un ruolo innovativo di intermediazione in grado di comprendere e favorire interventi di innovazione sostenibile orientati a una trasformazione digitale al servizio sia dell’ente sia del cittadino.
Un buon archivio corrente, in grado di traghettare nel futuro in forme opportune la memoria significativa delle persone e delle istituzioni, non risolverà certo i problemi terribili che hanno travolto nel corso di questa crisi i nostri (spesso tutt’altro che raccomandabili) stili di vita ma servono anche interventi politici di alto respiro. La comunità archivistica è in grado di partecipare con maturità a questo difficile processo che, tra i tanti fini impegnativi, include quelli che da sempre guidano il nostro codice deontologico e le nostre attività: il riconoscimento che la mediazione consapevole e il saper fare fondato su principi e metodi rigorosi sono gli strumenti indispensabile di un governo intelligente e umano delle tecnologie e dell’innovazione.