Il 7 novembre 2019 è stato presentato il nuovo portale dell'Archivio storico del Senato, realizzato grazie al prezioso contributo del Polo informatico parlamentare, nell’ambito del quale i Servizi dell'informatica di Senato e Camera hanno strettamente collaborato.
È tornato in questo modo nuovamente accessibile il patrimonio dell’Archivio storico e dei fondi conservati presso enti e istituti legati all’Archivio storico da convenzioni stipulate tra il 2005 e il 2017, dopo che nell’ottobre 2018 si era reso necessario chiudere alla consultazione il precedente portale Archivionline, attivo dal 2005, a causa dell’instabilità dovuta all’obsolescenza del software utilizzato per la pubblicazione online delle banche dati.
Nei mesi di sospensione dell’accesso e a parziale compensazione del disservizio, l’Archivio storico ha invitato gli utenti che ne avevano la possibilità ad accedere al sito direttamente dalle postazioni della Sala studio di palazzo Giustiniani, mentre gli istituti di conservazione interessati hanno potuto richiedere collegamenti diretti e dedicati presso le loro sedi. In questo lungo periodo, durato circa un anno, sono giunte molte segnalazioni da parte di utenti rimasti privi degli strumenti di consultazione e ricerca di cui disponevano da molti anni. La quantità di queste segnalazioni ha confermato il grande utilizzo della banca dati da parte di studiosi, archivisti, ricercatori, storici e cittadini comuni.
A questo proposito, il nuovo portale consente anche una più agevole mappatura degli accessi, permettendo di quantificare le visite al sito, che sono state – per il primo mese di pubblicazione – circa 500 al giorno.
Il passaggio al nuovo portale è stato possibile grazie all’estensione al Senato della piattaforma xFea, già in uso da molti anni presso la Camera dei deputati, con l’opportuno adeguamento e conseguente dimensionamento dell’infrastruttura residente sui sistemi della Camera, resa così in grado di ospitare i nuovi contenuti e le ulteriori funzionalità richieste per la personalizzazione del prodotto.
Un ambizioso progetto in corso di definizione prevede l’unificazione, sulla stessa piattaforma informatica, dei fondi archivistici posseduti dagli archivi storici parlamentari e la conseguente possibilità di effettuare un accesso integrato agli inventari del costituendo Polo archivistico, come già avvenuto con la creazione del Polo bibliotecario nel 2017.
L’infrastruttura del portale degli archivi parlamentari sarà totalmente indipendente dallo specifico software utilizzato per la produzione degli inventari digitali: xFea alimenterà infatti il portale e le sue diverse sezioni attraverso l’esposizione dell’intero corredo di metadati in formato XML-EAD e – secondo lo stesso principio – tale infrastruttura potrà essere alimentata da dati provenienti da diverse piattaforme archivistiche, purché nel formato richiesto e senza alcuna preventiva importazione in xFea.
La migrazione ha comportato oltre un anno di lavoro, che ha previsto operazioni di estrazione dei dati dal software precedentemente utilizzato (Gea 4.0), normalizzazione degli inventari entro una struttura XML conforme allo standard EAD, indicizzazione e messa a disposizione degli inventari trasferiti nel nuovo ambiente di lavoro xFea e successivo collaudo. L’estrazione dati è stata preceduta da una lunga attività di analisi delle strutture inventariali, con la finalità di prevedere specifiche evoluzioni del sistema xFea che fossero funzionali alla presentazione di fondi schedati con un altro software e che risultano essere molto disomogenei tra loro, caratterizzati da una profonda granularità e, in alcuni casi, con una specificità legata alla loro natura parlamentare.
Particolare attenzione ha richiesto infatti l’analisi dei fondi prodotti dalle Camere nell’esercizio delle loro funzioni, come quelli delle Commissioni monocamerali e bicamerali di inchiesta, che presentano problematiche e particolarità tali per cui si è deciso di confermare l’accesso alle banche dati esclusivamente presso la Sala studio dell’Archivio storico, dove sarà possibile navigare il sito, effettuare ricerche e consultare la documentazione scansionata e allegata alle singole schede.
La differenza sostanziale tra i due portali internet che si sono succeduti è costituita dal fatto che nel nuovo sito vengono presentati tutti i fondi posseduti dall’Archivio storico, sia quelli prodotti che quelli acquisiti, sempre corredati da una breve descrizione a livello alto e con l’indicazione delle modalità di accesso al singolo fondo, che possono essere: consultabile online, con o senza immagini associate; consultabile in Sala studio, con o senza immagini associate; in riordinamento e quindi non ancora consultabile. In precedenza, era possibile accedere esclusivamente a una selezione di fondi archivistici del Senato, che in tal modo veniva ad essere solo uno dei tanti istituti aderenti al Progetto archivonline. Tutti i contenuti presenti in Aol sono stati recuperati e presentati sotto una nuova veste grafica.
Grazie al nuovo sistema operativo, sarà anche meglio gestibile la progressiva emersione dei fondi che si aggiungeranno a quanto pubblicato fino ad oggi. Ciò avverrà da un lato in virtù delle decisioni interpretative della normativa esistente, avallate dalla Commissione per la biblioteca e l’archivio storico, e dall’altro lato a seguito della revisione del regolamento dell’Archivio storico, dalla medesima Commissione sottoposto al Consiglio di Presidenza del Senato e in attesa di approvazione. Nel primo caso i documenti archivistici preliminari, propedeutici o finalizzati a procedure parlamentari, di cui è traccia nei resoconti delle discussioni parlamentari e nei documenti stampati del Senato, saranno progressivamente oggetto di schedatura informatizzata, per diventare pienamente accessibili a tutti i cittadini: interpretando la regola dei cinquanta anni come termine finale per la sottrazione alla consultazione degli atti riguardanti la politica interna, la descrizione archivistica di alcune serie prodotte dal Senato della Repubblica, come i Fascicoli dei disegni di legge e i Fascicoli personali dei senatori, formati nel corso delle prime quattro legislature repubblicane (1948-1968), sarà messa a disposizione sul nuovo portale. Nel secondo caso, saranno individuati piani organici di declassifica che consentiranno agli studiosi di consultare in sede determinate tipologie di atti prodotti anche al di sotto di quel termine, quando si tratti di segreto funzionale non coperto da altro tipo di classifica.
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