Il nuovo polo archivistico del Comune di Milano, sito in via Gregorovius 15 (zona Niguarda/Bicocca) può custodire circa 70 chilometri lineari di fondi dentro un archivio meccanizzato di ultima generazione.
La Cittadella degli Archivi, attivata nel 2012 e aperta al pubblico dal marzo del 2015, ospita al momento più di 150.000 faldoni, che occupano circa 40 km lineari e contengono 1,5 milioni di pratiche e fascicoli, gestiti da un archivista speciale: Eustorgio, un robot di ultima generazione, dotato di intelligenza artificiale. Capace di estrarre in maniera automatica i faldoni presenti in una delle otto corsie d’acciaio che custodiscono i documenti, Eustorgio contribuisce a rendere la Cittadella uno dei più grandi archivi meccanizzati d’Europa.
Ogni settimana giungono dalle varie sedi del Comune circa 500 nuove unità di contenimento, risultato delle bonifiche eseguite presso i vari archivi: le unità giungono in nuovi faldoni, con nuove etichette e codici a barre identificativi del contenuto.
I documenti dell’archivio sono a disposizione di studenti, professori, ricercatori e di tutti coloro che desiderano svolgere attività di ricerca e consultazione. Le iniziative culturali promosse dalla Cittadella (documentari, pubblicazioni, interventi artistici di abbellimento della struttura) contribuiscono inoltre a rivitalizzare l’area cittadina che la ospita, nel quadro dell’impegno dell’Amministrazione per le periferie urbane.
È stato avviato un processo di digitalizzazione a richiesta della pratiche, che ha come obiettivo la preservazione dall’inevitabile deterioramento della carta e la più ampia consultabilitàper tutti, nell’ottica di rendere la cittadella, prezioso custode dell’identità dei milanesi, centro propulsivo nel processo di dematerializzazione che l’Amministrazione comunale sta portando avanti con l’Assessorato alla Trasformazione digitale guidato da Roberta Cocco.
Grazie alla convenzione tra Archivio di Stato di Milano, Liceo Artistico Brera e Assessorato alla Trasformazione digitale e Servizi Civici, la Cittadella degli Archivi ospita un progetto che s’inserisce all’interno del programma di alternanza scuola-lavoro, il tirocinio previsto dalla legge 107 del 2015 (La Buona Scuola). L’Archivio di Stato ha fornito materiale di natura storica molto rilevante, che è stato digitalizzato grazie al lavoro di dodici studenti che hanno seguito un percorso di formazione prima in Archivio di Stato, dove hanno ricevuto indicazioni su come trattare e maneggiare i documenti e appreso i rudimenti basilari dell’archivistica, e poi presso la Cittadella, dove hanno imparato ad utilizzare le macchine e archiviare digitalmente le scansioni.
Nei tre mesi successivi, gli studenti, suddivisi in gruppi, hanno eseguito ben 2.800 scansioni, comprendenti centinaia di fotografie originali de «Il Popolo d’Italia», il registro del braccio tedesco del carcere di San Vittore e tre registri della peste milanese del 1630. Al termine del lavoro gli studenti hanno realizzato alcuni video sulla loro esperienza in Cittadella, che sono stati divulgati attraverso i social network e proiettati durante la giornata conclusiva dell’anno scolastico, oltre che alla presenza del Ministro Madia durante un incontro ufficiale a Palazzo Marino sulla Milano Digitale.
Inoltre, dal mese di maggio è iniziato un progetto in collaborazione tra lo Sportello unico per l’edilizia e la Cittadella degli Archivi per migliorare l’attività dell’Ufficio Visure che consente ai cittadini e ai professionisti di prendere visione e ottenere copia degli atti e dei documenti amministrativi che riguardano interventi di edilizia privata sul territorio comunale.
Sono più di diecimila le pratiche di visura elaborate dagli uffici comunali ogni anno. La maggior parte di questi documenti, circa 250.000 pratiche in tutto, è custodita presso la Cittadella degli Archivi.
Fino a ieri, per la visura delle pratiche bisognava recarsi allo Sportello unico per l’edilizia, dove le pratiche venivano consegnate dopo essere state richiesta alla Cittadella.
Oggi, oltre ad aver realizzato un’agenda per la prenotazione online che semplifica il lavoro degli uffici e riduce il tempo per ottenereun fascicolo, tutte le pratiche custodite in via Gregorovius 15 vengono consultate direttamente dal cittadino nella sala di consultazione della Cittadella, con il doppio risultato che le pratiche non escono più dall’archivio e se ne garantisce una maggiore conservazione. Nel solo primo mese quasi 500 cittadini hanno usufruito di questa opportunità, destinata ad essere ulteriormente migliorata nei prossimi mesi con l’avvio alla digitalizzazione completa delle pratiche, adoggi disponibili prevalentemente in forma cartacea. A tal fine l’Amministrazione sta allestendo in Cittadella una stazione di scansioni massive fissa, dotata delle migliori apparecchiature, che per i prossimi anni lavorerà esclusivamente con questo fine, con l’obiettivo di agevolare la consultazionedelle pratiche di edilizia, assicurando la migliore conservazione degli originali cartacei.
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