L’Istituto nazionale di previdenza sociale prosegue nell’attività di revisione e aggiornamento dell’intero sistema di gestione e conservazione della sua documentazione.
Che il patrimonio documentario prodotto e conservato dall’INPS non sia di esclusiva rilevanza per la sola questione della previdenza sociale, ma anche per ragioni di carattere demografico, sociale e culturale è certamente un dato che non teme smentite.
La consistenza e l’importanza di questo patrimonio sta dunque facendo emergere l’esigenza di andare oltre la semplice conservazione della documentazione “storica” (sia essa cartacea o digitale), ma di sviluppare un progetto che comprenda l’intero processo documentale dalla creazione del documento fino al suo passaggio nell’archivio storico. Questo nell’ottica che solo una corretta gestione documentale possa portare a un reale miglioramento dell’efficienza e della trasparenza dell’attività dell’ente. Una riorganizzazione che ha visto finora interventi sul titolario, sul piano di conservazione e, soprattutto, l’abbandono del regime di outsourcing e la costituzione di un Polo nazionale archivistico INPS.
La seconda fase di questo progetto prevede la “dematerializzazione” dei documenti (da intendersi sia implementazione dell’uso del documento digitale, che come digitalizzazione degli originali cartacei), da condursi secondo i processi predisposti dalla normativa di settore e che dovrà dar luogo a un modello stabile, ossia un sistema fatto di regole, procedure e risorse strumentali e umane appositamente dedicate (tra cui spicca, ovviamente, la figura del Responsabile della conservazione).
Un lavoro complesso e articolato che per essere correttamente affrontato richiederà un “Presidio unico della conservazione degli atti cartacei e digitali” che sappia coordinare l’insieme delle operazioni in corso, recepirne i feedback e modulare di volta in volta gli interventi da eseguire.
Per saperne di più consulta l’articolo di Diego De Felice (dirigente generale della Struttura di progetto Archivi e dematerializzazione, Inps) – eDoc, Inps: “Cambiamo i processi per innovare l’organizzazione”
