Le iniziative di valorizzazione e di innovazione sugli archivi universitari hanno condotto alla realizzazione del progetto Titulus nel 1995-1997, al successivo UniDOC e, attualmente, del progetto di formazione-intervento Procedamus, che significa «Proced.imenti Am.ministrativi delle U.niversità degli S.tudi», ideato nel 2015 da Gianni Penzo Doria.

A quest’ultimo si deve, tra altri progetti, la mailing list Archivi 23 aperta nel 1996 grazie a un ristretto gruppo di lungimiranti archivisti e il cui servizio è tuttora attivo e gestito dall’ANAI Veneto. Lo stesso Gianni Penzo Doria ne è stato moderatore fino al 2011.

Il progetto è dedicato al personale amministrativo delle università e degli enti di ricerca, distribuiti in su tutto il territorio nazionale, ma la metodologia suggerita e i lavori prodotti sono validi e applicabili in qualsiasi contesto pubblico. La lista Procedamus Informa oggi conta oltre 1.500 iscritti.
Le iniziative sono coordinate da un comitato scientifico composto da rappresentanti delle istituzioni e dai massimi esperti del settore che operano in ambiti pubblici e privati e sostenute da partner importanti quali il Ministero della cultura – Direzione Generale Archivi, l’Associazione nazionale docenti di informatica giuridica e diritto dell’informatica, l’Associazione nazionale archivistica italiana – ANAI, l’Associazione nazionale per operatori e responsabili della conservazione digitale – ANORC, Forum PA, UNI – Ente italiano di normazione, LineAtenei e Filodiritto (media partner).

Il progetto promuove iniziative di formazione e gruppi di progetto – in maniera interdisciplinare – in materia di digital trasformation ponendo particolare attenzione alle modalità di gestione dei processi e dei procedimenti caratterizzanti la PA e alla corretta metodologia per la formazione e l’archiviazione della documentazione attraverso l’uso delle tecnologie informatiche.
La mission progettuale è quella di sensibilizzare e accrescere il livello di consapevolezza del personale che a vario titolo gestisce la documentazione, alimenta e custodisce gli archivi della PA, operando in un contesto diverso da quello analogico. Dirigenti e funzionari sono tenuti a stabilire le policy generali e a dotarsi di soluzioni applicative che siano caratterizzate da requisiti in grado di rappresentare l’organizzazione e soddisfare le esigenze di rimodulazione di flussi di documenti ormai non più tangibili e fisicamente aggregabili, ma contestualizzabili e messi logicamente in relazione attraverso l’associazione ad essi di opportuni elementi descrittivi.

Procedamus promuove il confronto e il dialogo tra i partecipanti attraverso gruppi di lavoro dedicati, nell’ambito dei quali gli addetti ai lavori e gli esperti si confrontano su tematiche specifiche e contribuiscono alla definizione di regole e alla stesura di strumenti operativi per l’archiviazione, lavorando in maniera sinergica con i rappresentanti delle istituzioni archivistiche, del Dipartimento per la trasformazione digitale e dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
I dettagli sul programma annuale e sui webinar proposti sono reperibili sul sito web di Procedamus, dove sono reperibili, organizzati per macro-ambiti, i materiali dei preziosi lavori prodotti nel corso degli anni (titolari, piani di conservazione, selezione e scarto, modelli di manuali di gestione e conservazione della documentazione analogica e informatica etc…).

Il mondo digitale per la sua congenita complessità determina l’abolizione della tradizionale logica settoriale e per essere compreso e dominato necessita di un approccio interdisciplinare e richiede una compenetrazione di conoscenze e competenze il più possibile eterogenee ma complementari.
L’intento progettuale è quindi quello di garantire il confronto e favorire il dialogo e la collaborazione tra il personale pubblico e gli esperti nelle diverse materie; la Comunità è composta da archivisti, informatici, avvocati, notai, esperti di privacy e sicurezza dei sistemi, che si supportano e fanno rete attraverso una mailing list dedicata, con la quale vengono posti quesiti e si ottengono risposte, sono veicolate e analizzate notizie e condivisi articoli sui progetti in corso e sulle novità introdotte dalle costanti modificazioni della normativa di settore, così da consentire l’aggiornamento degli addetti ai lavori e stimolare il necessario dibattito tra i partecipanti.
La mailing list è oggi più che mai uno strumento indispensabile di contatto; la distanza fisica alla quale siamo costretti in questo momento storico così delicato rischia infatti di innescare meccanismi psicologici bloccanti e sentirsi parte di una “rete” dotata di ascolto, che agisce in maniera inclusiva e permette la condivisione di principi, metodologie e strategie in maniera agevole e immediata, può consentire al singolo di sentirsi meno disorientato e isolato.
Negli ultimi tempi Procedamus si è adeguato alla pandemia, realizzando numerosi webinar gratuiti per i propri iscritti.

Per saperne di più
www.procedamus.it