Quando si parla del “nuovo” SIAS (Sistema informativo degli Archivi di Stato) il termine “nuovo” riveste una valenza particolare, che identifica un momento di svolta nella complessa storia di questo importante sistema, uno dei 2 principali sistemi nazionali realizzati dalla Direzione Generale per gli Archivi per la descrizione aggiornata del patrimonio degli Archivi di Stato italiani, oltre a quello della Guida Generale.

L’inizio della storia, come noto, risale al 2003, quando il sistema viene progettato, al fine di fornire uno strumento di descrizione archivistica informatizzata condiviso per gli Archivi di Stato, destinato in particolare a quelli che non avevano partecipato al progetto Anagrafe informatizzata degli archivi italiani e che non erano dotati di propri sistemi informativi, come alcuni grandi Istituti quali Milano, Venezia, Firenze, Roma, Bologna e Napoli. Il progetto, entrato in piena fase operativa, arriva a coinvolgere un numero crescente di Istituti: 94 Archivi di Stato e 29 sezioni di Archivio di Stato.

A causa dei sempre più gravi problemi legati all’obsolescenza della piattaforma informatica e dei sistemi operativi di base, manifestatesi nel corso degli ultimi anni, dal 2015 viene avviato da ICAR un progetto di reingegnerizzazione completa del sistema, la cui prima fase è consistita nella migrazione dell’intera banca dati, trasferendo le descrizioni dei complessi archivistici (fondi, serie, sottoserie, ecc.), dei soggetti produttori e dei soggetti conservatori in una istanza del database del SIUSA, il Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche, grazie ad una convenzione sottoscritta dall’Istituto centrale per gli Archivi (ICAR) con la Scuola normale superiore di Pisa.

Successivamente prende avvio l’attività di bonifica, revisione, correzione ed integrazione delle descrizioni archivistiche, condotta dai singoli Archivi di Stato anche grazie al supporto di collaboratori esterni; il nuovo sistema comincia progressivamente a popolarsi, con l’inserimento dei vari Archivi di Stato, man mano che e viene completata la revisione delle descrizioni.

Nel 2017 viene realizzata una nuova interfaccia web, che permette di navigare ed effettuare ricerche sull’intera banca dati SIAS e garantisce, per ciascun Archivio di Stato, una interfaccia personalizzata di navigazione e ricerca, che può essere integrata nel sito web di istituto.

L’11 aprile 2018 segna la data della messa in linea del nuovo Sias, con i primi quattro istituti, gli Archivi di Stato di Ancona, Belluno, Brescia e la Sezione di Archivio di Stato di Pescia; il nuovo sistema ha ufficialmente iniziato il proprio corso, in sostituzione del precedente, che viene completamente dismesso nel 2019.

Nell’articolo del MDA dedicato alla presentazione del nuovo SIAS tenutasi a Brescia il 19/04/2018 Marco Lanzini, all’epoca direttore dell’Archivio di Stato di Brescia, paragona il SIAS ad un libro bianco… sottolineando come «L’ingresso in un sistema informativo nazionale, basato sul rispetto di criteri descrittivi condivisi, ha rappresentato uno stimolo a censire e descrivere in maniera più puntuale il patrimonio posseduto. Per Brescia si è trattato di un impegno non indifferente, in quanto non eravamo presenti nel precedente SIAS».

A distanza di quasi 4 anni, possiamo delineare un quadro aggiornato, per capire quante e quali pagine sono state scritte, a che punto si trova la ricostruzione del SIAS, progetto di assoluta priorità, per far sì che il cospicuo patrimonio di informazioni contenute possa essere nuovamente restituito alla comunità degli archivisti, degli studiosi, degli utenti in generale.
Al fine di promuovere la pubblicazione di nuovi Istituti, ICAR ha condotto un impegnativo piano di lavoro ad ampio raggio, che va dal coordinamento generale del sistema con la predisposizione dei vari contenuti e delle pagine nel nuovo sito per i vari Istituti, alla pianificazione degli interventi con il conferimento di incarichi di prestazioni specialistiche a professionisti esterni per le operazioni di revisione, qualora gli Istituti non dispongono di risorse disponibili, al supporto assicurato ai funzionari e incaricati negli interventi realizzati, alla revisione centrale delle schede, preliminare alla loro pubblicazione.

Le tappe delle pubblicazioni si sono susseguite con un ritmo, che nell’ultimo periodo è diventato sempre più intenso; rispetto ai 22 presenti a giugno 2020 (data del mio insediamento all’ICAR), gli istituti sono arrivati a 31 a fine 2020, a 63 a fine 2021, per raggiungere attualmente quota 68 (63 Archivi di Stato e 5 Sezioni di AS), di cui 30 con pubblicazione totale, gli altri parziale.

Per dare dei parametri numerici, al momento sono presenti oltre 4500 fondi di primo livello (per un totale di oltre 16.000 complessi di tutti i livelli), oltre 9.600 SP (tra enti, famiglie e persone), oltre 1.050 inventari on line; essendo il progetto in progress, questi numeri sono destinati ad aumentare, grazie a diversi interventi tuttora in corso per importanti Istituti, tra cui Trento, Pisa. L’Aquila, Pavia, ed altri ancora che saranno a breve pubblicati.

Nel sistema, in coerenza con la struttura logica, basata sugli standard internazionali di descrizione archivistica, troviamo informazioni sugli istituti di conservazione, sul patrimonio documentario conservato, sui soggetti (enti, persone, famiglie) che lo hanno prodotto, sugli strumenti di ricerca; oltre alla possibilità di ricerca “guidata” ed “avanzata”, con le articolate voci previste, sull’intero insieme dei dati pertinenti tutti gli Istituti, è presente per ognuno di essi una pagina personalizzata, corredata da alcune immagini, rappresentative del patrimonio o della sede, una sorte di vetrina, gradevole anche esteticamente, che introduce alla sezione con i dati descrittivi del patrimonio conservato.

In questa sezione i CA possono essere visualizzati in ordine alfabetico o per periodizzazione/ tipologia, grazie alla “classificazione” un elemento specifico del SIAS, che prevede una serie di voci, relative per i fondi di natura governativa/statale a quattro grandi periodi storici riprese dalla Guida generale degli Archivi di Stato italiani. (“Antico regime”; “Periodo napoleonico”; “Restaurazione”; “Regno d’Italia e Repubblica Italiana”), con eventuali ulteriori periodizzazioni più di dettaglio, e la voce “Fondi non statali o non periodizzabili”, con la correlata specificazione delle voci di secondo livello per gli specifici settori (dagli Enti territoriali, a famiglie e persone, raccolte ecc). È così possibile avere la mappatura dei fondi in base ai criteri illustrati, restituendo il quadro storico e istituzionale in cui si collocano.

La classificazione è una delle operazioni da effettuare nelle attività di bonifica e revisione, che hanno un ruolo centrale, in quanto finalizzate alla necessità di adeguare i dati presenti al nuovo tracciato ripreso da SIUSA, integrando, ove necessario, le informazioni (tra cui in particolare la storia archivistica per i CA e le note storiche o biografie per i SP) e redigendo le schede non presenti, tra cui in particolare quella del SP, spesso assente in SIAS.
Gli interventi realizzati, condotti in base alle “Istruzioni per la revisione, integrazione e validazione dei dati del SIAS importati nel SIUSA/SIAS” redatte nel 21017 a cura di Rossella Santolamazza e Stefano Vitali, hanno richiesto grande attenzione da parte degli operatori nell’inserimento sia dei dati e sia dei vari collegamenti tra le diverse schede, tra cui quelle trai vari SP collegati e quelle relative alle entità di contesto quali i contesti storico-istituzionali, i profili istituzionali, gli ambiti territoriali.
Non a caso anche il numero di queste schede è cresciuto, attualmente sono ben 301 i profili istituzionali pubblicati cui sono raccordati i vari SP.

Si tratta di meccanismi che vanno ben governati, per assicurare tutte le possibili relazioni intercorrenti tra i vari elementi su cui è costruito il sistema, al fine di restituirle correttamente a chi lo consulta. Solo a queste condizioni, infatti oltre ad avere informazioni complete e precise, si potrà valorizzare al massimo la sua portata informativa con svariati percorsi di indagine. Si pensi, per esempio alla possibilità di ricercare per ogni AS i vari contesti presenti e i relativi CA e SP collegati, oppure i SP collegati alle varie tipologie.

I funzionari e gli archivisti esterni coinvolti in questa attività, hanno dovuto applicarsi non poco, ma hanno, nello stesso tempo, avuto un’occasione unica per entrare nel vivo dei sistemi informativi e dei loro meccanismi, un’esperienza impegnativa ma utile, di cui molti ci hanno ringraziato.
Tornando al nostro libro, molte sono le pagine ora non più bianche; siamo ad un buon punto del percorso, che potrà e dovrà certamente essere completato, sino alla pubblicazione di tutti gli Istituti. Il raggiungimento di questo risultato è stato possibile grazie all’impegno delle tante persone coinvolte, cui va il più sincero ringraziamento; in primis le referenti ICAR, Rossella Santolamazza e Daniela Martino, insostituibili punti di riferimento per la loro non comune esperienza sul campo, poi gli archivisti professionisti, e tutti i colleghi dei vari Archivi di Stato, oltre alla DGA, e a Gianfranco Di Tota di Cat Bird, responsabile della gestione informatica del sistema.

Un’ultima considerazione: nel progetto in corso, un aspetto non secondario è stato quello di mantenere e rinforzare la rete di rapporti tra ICAR e Istituti, nella prospettiva di favorire, malgrado le attuali difficoltà, il loro coinvolgimento, fondamentale requisito per un sistema che, per la sua natura, non può che basarsi sulla condivisione e attiva partecipazione dei vari soggetti, in un’ottica di concreta e positiva collaborazione.