Il seminario I calzini "nuovi" del principe Carlo. La classificazione in archivistica e il progetto Titulus, che si è svolto il 27 gennaio 2021 presso la Scuola di archivistica, paleografia e diplomatica dell’Archivio di Stato di Milano, è disponibile sul canale Youtube dell’ASMI.

Temi apparentemente ostici, come la classificazione in archivistica, i titolari, il piano della fascicolatura, la gestione documentale, sono spiegati agli studenti e al pubblico della rete utilizzando esempi pratici e raccontando i risultati di quella che è stata e continua a essere l’importante attività del gruppo di lavoro sui titolari Procedamus.

Ne parlano il responsabile scientifico del gruppo di lavoro, Gianni Penzo Doria, i coordinatori dei sottogruppi che hanno revisionato il titolario per i documenti delle università, Angela Angeli e Salvatore Consoli, e i coordinatori che hanno redatto il titolario per i documenti degli enti pubblici di ricerca, Laura Flora e Alessia Glielmi, introdotti dal direttore dell’Archivio di Stato di Milano, Benedetto Luigi Compagnoni, e dalla coordinatrice della scuola APD dell’ASMI, Carmela Santoro.

L’importanza pratica della classificazione – sia essa riferita agli oggetti o ai documenti – viene spiegata con un esempio pittoresco, tratto dal volume I calzini del principe Carlo. Titulus 97 – I titolari per gli archivi delle università italiane in vigore dal 1° gennaio 2007 (Padova 2007), che si riassume nella domanda: che cosa fareste se foste nei panni del maggiordomo del principe Carlo, che ogni mattina deve trovare in pochi minuti i calzini intonati con la cravatta, partendo dal presupposto che il principe Carlo possegga 8.340 paia di calzini, ciascuno con giarrettiera abbinata e fiocchi ornamentali? In situazioni come queste diventa ancora più evidente la necessità di classificare e di tenere in ordine il guardaroba, proposto come metafora dell’archivio.

Titulus è un progetto dell’Università degli Studi di Padova che, nel 1997, ha portato alla redazione di un titolario per gli archivi delle università, rivisto più volte nel corso degli anni. Una delle maggiori revisioni è stata effettuata nel 2005.
A 15 anni di distanza da quella revisione, il nuovo gruppo di lavoro Procedamus ha aggiornato il titolario delle università e ha redatto un modello ex novo per gli enti pubblici di ricerca, con il patrocinio della Direzione generale Archivi e di altre istituzioni come l’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID, e in collaborazione con altri enti quali ANAI, Forum PA, ANDIG, ANORC e UNI, con il media partner Filodiritto.

Procedamus è una vera e propria comunità di professionisti, quotidianamente in contatto tra di loro, che operano negli archivi e che condividono le stesse esperienze e le stesse necessità formative nell’ambito della gestione documentale. Il gruppo di lavoro, invece, è formato da archivisti delle università e di enti pubblici di ricerca, da professionisti dell’Amministrazione archivistica e da alcuni allievi della Scuola di archivistica, paleografia e diplomatica dell’Archivio di Stato di Venezia.

Apre il seminario una sintesi storica della normativa sugli obblighi di legge per la gestione documentale, a partire dal 1998. Il titolario come strumento e piano della classificazione degli archivi è oggi al centro delle riflessioni che accompagnano le linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, insieme all’altro aspetto imprescindibile della gestione documentale: il piano della fascicolatura o piano delle aggregazioni documentali, che consente di strutturare l’archivio in serie documentarie. L’organizzazione documentale si basa proprio sulla simbiosi tra piano della classificazione e piano della fascicolatura, tra titolario e fascicolo.

Si passa al concetto di titolario (o piano di classificazione): un sistema logico e astratto che individua ed enuclea in modo gerarchico le funzioni del soggetto produttore dell’archivio, guidato dalla necessità di creare la memoria in maniera ordinata. Altro non è che un funzionigramma, un elenco delle funzioni dell’ente, suddivise in funzioni primarie (la ragione d’essere dell’ente) e in funzioni strumentali e di supporto (il personale, le finanze, il patrimonio, etc.).

L’archivio inizia a esistere nel momento stesso in cui si forma, quando i documenti vengono prodotti, nell’archivio corrente, in formazione. È quindi necessario iniziare la fase della produzione documentale in modo coerente, ordinato e il più possibile condiviso tra gli uffici, tra le aree organizzative omogenee e tra i soggetti produttori. Il miglior titolario non condiviso è sempre peggiore di un qualsiasi titolario condiviso.

L’importanza di perseguire un modello unico per tutti gli enti che appartengono a una stessa categoria è riconosciuta anche dalla Direzione generale Archivi, con la quale la collaborazione ha avuto inizio nel 1997 e ininterrottamente prosegue tuttora, ed è proprio con questo obiettivo che a partire dal 2020 ci si è rivolti anche agli enti pubblici di ricerca.

I contributi dei coordinatori del sottogruppo che si è dedicato alla revisione del titolario per i documenti delle università evidenziano il valore aggiunto derivato dal confronto con la comunità dei professionisti che vi ha lavorato. Elencano inoltre le modifiche apportate al titolario e legate soprattutto all’introduzione di una serie di nuovi concetti inseriti come nuove classi del titolario: la valorizzazione e il trasferimento delle conoscenze (comunicazione, promozione dei beni pubblici, public engagement), il sistema bibliotecario, i musei, le pinacoteche, le collezioni, il personale non strutturato, solo per citarne alcuni.

I coordinatori del sottogruppo che si è occupato della redazione del titolario per i documenti degli enti pubblici di ricerca sottolineano come l’esperienza ventennale dei loro predecessori sui titolari delle università sia stata un modello fondamentale da cui partire e da adattare alla loro realtà.
Si propongono inoltre una nuova sfida: la redazione di un piano di conservazione degli atti dedicato agli enti pubblici di ricerca che dialoga con il titolario o piano di classificazione appena realizzato.

Sul titolario per i documenti delle università e su quello per i documenti degli enti pubblici di ricerca è stata adesso aperta una consultazione pubblica e la Direzione generale Archivi li ha trasmessi a tutte le Soprintendenze archivistiche. Si attendono osservazioni e commenti che verranno presi in considerazione per una versione definitiva, da adottare in via sperimentale con un provvedimento di cui è prevista l’uscita nel corso di quest’anno. Entreranno in vigore il 1° gennaio 2022.

Nel 2021 il gruppo di lavoro continuerà a lavorare e si occuperà delle voci di indice, della tabella degli affari delle attività, dei procedimenti e del piano della fascicolatura.

Per saperne di più

Canale Youtube dell’ASMI
Il seminario
Procedamus
La locandina del seminario (pdf, 354 KB)