A distanza di una anno dalla nascita del Polo degli archivi storici dell'Unione Terre di Castelli, in Emilia-Romagna, è possibile tracciare un bilancio, raccontando storia e caratteristiche dell'innovativo progetto.

Carta storica ricostruita sulla base di documentazione d’archivio, con veduta di Vignola verso la metà del Cinquecento. Disegno di Loreno Confortini

Venerdì 5 giugno 2015 a Vignola (MO) è stato inaugurato il Polo degli archivi storici dell’Unione Terre di Castelli, all’interno del quale sono stati concentrati gli archivi di sei comuni facenti parte dell’Unione (Castelnuovo Rangone, Castelvetro di Modena, Marano sul Panaro, Savignano sul Panaro, Spilamberto e Vignola). Questa istituzione presenta elementi di assoluta novità nel panorama nazionale, anche per la partnership pubblico-privato di cui si avvale.
La sua realizzazione ha visto, fin dalla primitiva ideazione alla fine del 2013, il pieno supporto e l’attiva partecipazione della Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna. Un funzionario della Soprintendenza ha fatto parte del gruppo di lavoro che ne ha delineato caratteristiche e modalità di funzionamento. La soluzione individuata poteva infatti costituire, se adeguatamente organizzata e gestita, non solo una efficace risposta ai problemi e alle difficoltà che quei Comuni incontravano nella corretta conservazione dei propri archivi storici, ma anche una irrinunciabile occasione per potenziare le attività di valorizzazione, sia per quanto concerne la fruibilità dei complessi documentari da parte della cittadinanza, sia per le specifiche iniziative che intorno al Polo si sarebbero potute prefigurare (attività didattica, mostre, pubblicazioni, ecc.).

Le condizioni conservative degli archivi coinvolti nel progetto presentavano all’epoca non pochi problemi al cui superamento la Soprintendenza archivistica aveva, nel corso del tempo, più volte richiamato i responsabili istituzionali: locali e attrezzature frequentemente non adeguati né conformi alla normativa, mancanza o scarsità di mezzi di corredo con conseguente limitato controllo  sull’archivio, difficoltà di consultazione per studiosi e cittadini e, non ultimo, scarsità di figure professionali (archivisti) abilitate a governare complessi documentari rilevanti per la loro consistenza e interesse storico.

All’istituzione del Polo si è arrivati dopo un dibattito intenso all’interno dei Comuni coinvolti, che ha messo in evidenza il forte attaccamento ai propri archivi e alle proprie memorie storiche da parte di significative porzioni di quelle comunità. Superate difficoltà e resistenze, il percorso amministrativo si è snodato attraverso l’approvazione di una serie di convenzioni che, oltre a istituire il Sistema archivistico intercomunale, hanno fissato i reciproci obblighi tra i diversi soggetti interessati: le Amministrazioni comunali, la Fondazione di Vignola (proprietaria dell’immobile dove sono stati concentrati gli archivi) e la ditta Premio s.r.l. (impresa privata specializzata nella movimentazione di archivi e biblioteche), che si è accollata la gestione operativa del Polo con adeguate figure professionali, in cambio della cessione in comodato gratuito di spazi all’interno dell’immobile destinato ad archivio per svolgere una propria attività di outsourcing altamente qualificata.

Il modello organizzativo e gestionale del Polo (orari, modalità di erogazione del servizio, figure professionali coinvolte, regolamento, carta dei servizi, ecc.) è stato definito da un gruppo di lavoro – costituito dai responsabili di ciascun archivio comunale e da un funzionario della Soprintendenza archivistica – che ha provveduto anche a individuare le serie documentarie storiche da trasferire in una cornice di sostanziale omogeneità per tutti i comuni aderenti. Ciò ha comportato la necessità di effettuare approfondite ricognizioni dei complessi documentari, che in alcuni casi non disponevano di alcun strumento descrittivo, al fine di elaborare elenchi accurati per il loro trasferimento.
Nel maggio 2015 sono stati concentrati nella nuova sede gli archivi storici dei sei comuni aderenti per un totale di circa 1600 metri lineari. Relativamente alle serie documentarie, oltre a quelle di antico regime, si è convenuto di trasferire tutta la documentazione fino al 1975 ad eccezione degli atti di Stato civile (per i quali si è scelto di trattenere presso le sedi comunali i registri dei nati posteriori al 1920 e quelli dei matrimoni, morti e cittadinanza posteriori al 1940) e l’intero archivio del settore Urbanistico necessario per l’ordinaria amministrazione. La documentazione è stata sistemata in armadi compatti prevedendo anche, per ciascun comune, uno spazio destinato all’incremento futuro.

Dalla sua inaugurazione il Polo archivistico garantisce una apertura al pubblico di 16 ore settimanali articolate su 3 giorni, con la presenza di un archivista che fornisce consulenza e assistenza agli studiosi e ai ricercatori e provvede ad evadere anche le richieste di atti da parte dei comuni. In questo primo anno di attività le giornate di apertura sono state 143, gli utenti 57, per un totale di 440 presenze e 635 pezzi consultati; sono state inoltre effettuate 107 ricerche per uso amministrativo.
Per promuovere lo studio della storia del territorio, basata sulla documentazione concentrata nel Polo archivistico è stata costituita, nel gennaio 2015, l’associazione  Archivivi,  della quale fanno parte ricercatori e studiosi provenienti dai sei comuni, con sede all’interno della struttura.
Durante l’anno scolastico si sono svolte anche iniziative rivolte al mondo della scuola. Di notevole rilievo è stato lo stage di complessive 40 ore, nell’ambito delle esperienze di alternanza scuola-lavoro, rivolto agli studenti delle scuole superiori che ha permesso loro di familiarizzarsi con le diverse competenze professionali operanti all’interno del Polo: la ditta Premio, con la quale gli studenti si sono avvicinati ai temi della conservazione e salvaguardia di beni documentari e alla progettazione e realizzazione di interventi di movimentazione di beni culturali; Archimedia s.r.l., società di archivisti, responsabile tra l’altro della gestione dei complessi documentari conservati nel Polo, con la quale gli studenti sono entrati in contatto con il complesso e articolato lavoro degli archivisti (riordino, redazione di inventari topografici, assistenza agli studiosi, ricerche a fini di studio e amministrativo); Tabularasa s.r.l., ditta specializzata nella digitalizzazione di materiali cartacei e titolare di un laboratorio all’interno della struttura, con la quale hanno sperimentato tecniche di digitalizzazione di materiale cartografico realizzate con strumentazioni all’avanguardia.

Polo archivistico storico dell’Unione Terre di Castelli
via Papa Giovanni Paolo II , 96
41058 Vignola (MO)
poloarchivistico@terredicastelli.mo.it