Il 20 maggio del 2019 si è tenuta presso la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Toscana la prima riunione del Gruppo di lavoro sulle linee guida per le fonti orali. La costituzione del gruppo e il primo incontro sono stati organizzati e coordinati da Silvia Calamai, esponente dell’Associazione italiana scienze della voce, da Alessandro Casellato, presidente dell’Associazione italiana di storia orale, e da Maria Francesca Stamuli, funzionario addetto alla tutela degli archivi con documentazione audio e audiovideo della Soprintendenza archivistica e bibliografica della Toscana.

Al gruppo hanno partecipato, oltre a esponenti degli enti e delle associazioni promotrici (Giovanni Contini e Stefano Bartolini per AISO, Duccio Piccardi e la stessa Silvia Calamai per AISV e Maria Francesca Stamuli per la Soprintendenza), anche altri soggetti che sul territorio si interessano alla formazione e al trattamento di queste fonti (l’Istituto nazionale Ferruccio Parri con Andrea D’Arrigo, Sara Zanisi ed Elisa Salvalaggio; l’Istituto per la storia della Resistenza e della società contemporanea della Marca trevigiana con Francesca Poggetti; la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Piemonte con Diego Robotti; CLARIN Italia con Monica Monachini, il Centro di sonologia computazionale dell’Università di Padova con Sergio Canazza, Niccolò Pretto e Alessandro Russo) insieme a dirigenti e funzionari degli Istituti centrali del Ministero per i beni e le attività culturali che attuano e delineano pratiche descrittive e di standardizzazione del trattamento dei documenti: Sabina Magrini e Piero Cavallari per l’Istituto centrale per i beni sonori ed audiovisivi, Carla Scognamiglio per l’Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche, Roberta Tucci ed Elena Musumeci per l’Istituto centrale per il catalogo e la documentazione, Stefano Vitali e Pasquale Orsini per l’Istituto centrale per gli archivi.

L’incontro, nato dalle esigenze emerse dal territorio rispetto alle necessità di concreta conservazione e accessibilità alle fonti orali da parte di studiosi e pubblico di provenienza disciplinare diversa, ha come obiettivo primario la definizione di un vademecum, un agile testo che fornisca buone pratiche e linee guida per la corretta formazione, gestione e pubblicazione delle fonti orali e degli archivi nei quali si formano e che le conservano.
Si è rilevato che tali fonti sono maggiormente a rischio rispetto alle altre, sia per caratteristiche intrinseche (fragilità e obsolescenza dei supporti, debolezza istituzionale dei soggetti produttori) sia per mancanza di competenze e strumentazione di tipo archivistico anche minima nel trattamento della documentazione prodotta. Queste carenze hanno portato non di rado allo smembramento sia dell’archivio di cui la fonte orale era parte sia, a volte, del documento stesso, rielaborato, ricodificato e montato senza che si lasciasse traccia degli interventi adottati. Tale fragilità è aggravata da atteggiamenti di chiusura sia personale che di ambito accademico: una maggiore volontà di condivisione determinerebbe sicuramente anche una maggiore cura.
I partecipanti al gruppo hanno concordato di distribuirsi in “tavoli tematici” utili a condividere la propria esperienza di lavoro e, quindi, tramite il confronto dei percorsi avviati, di individuare i ‘requisiti minimi’ necessari per rendere i documenti individuabili, meglio conservabili e accessibili.
I tavoli di lavoro nei quali si lavorerà corrispondono a tre ambiti distinti della filiera lavorativa sui documenti audio e audiovisivi: 1) conservazione; 2) produzione e descrizione; 3) accessibilità e valorizzazione anche attraverso il ri-uso.
La distinzione nei tre ambiti è a puri fini pratici di suddivisione di competenze. È stata infatti più volte ribadita la forte compenetrazione tra le problematiche relative a ciascun ambito.
In primo luogo sono stati messi a fuoco gli argomenti pertinenti a ciascuno dei tre temi.
Per la conservazione, l’individuazione dell’oggetto della conservazione; la descrizione e/o la scelta dei supporti di conservazione in base alla durabilità; le pratiche di digitalizzazione e, in generale, la tipologia e le modalità di copia dei documenti, con la creazione di un elenco delle ‘agenzie’ che si occupano di digitalizzazione a fine conservativi di documenti audio-video; indicazioni circa le condizioni ambientali della conservazione dei diversi supporti e l’organizzazione degli archivi; la definizione di pratiche di integrazione di contesto a documenti che hanno perduto il legame con l’aggregato documentario d’origine.
Per la formazione e descrizione, invece, si lavorerà sui modelli descrittivi; sulla granularità della descrizione e sugli standard e sui formati dei dati e dei metadati; sui software per la descrizione; sugli strumenti per la raccolta dati e sulle specifiche di formato con cui i documenti andrebbero raccolti, formati e ordinati.
Per l’accessibilità e la valorizzazione, infine, si lavorerà sulla predisposizione di modelli di informative da sottoporre all’atto di creazione e pubblicazione delle fonti orali (interviste, digitalizzazioni, uso sul web); sull’individuazione delle migliori modalità di accesso alla documentazione in riferimento alla privacy e al diritto alla ricerca storica; sulle pratiche di riuso dei dati.
Il lavoro si svolgerà sia su una piattaforma online, messa a disposizione dal Centro di sonologia, sia attraverso modalità di incontro concordate all’interno dei gruppi di lavoro ma in un calendario condiviso, che prevede entro metà luglio la chiusura della raccolta dei materiali preliminari per i tre ambiti individuati. Entro fine luglio, invece, si individuerà una data utile per gli incontri dei singoli tavoli di lavoro, che dovranno aver luogo, comunque, entro fine settembre, con l’obiettivo di produrre, come suggerito da Alessandro Casellato, una prima bozza di buone pratiche, il piccolo topolino partorito dai tanti che sono stati messi a pensare.

Per contatti o per suggerimenti ai gruppi di lavoro o per avere aggiornamenti è possibile scrivere a:
Silvia Calamai: s.calamani@unisi.it
Alessandro Casellato: a.casellato@unive.it
Maria Francesca Stamuli: mariafrancesca.stamuli@beniculturali.it