Le nuove norme europee sulla protezione dati personali sono conciliabili con la conservazione archivistica? Oppure la severa normativa europea che intende proteggere i cittadini dalla crescente invadenza dei giganti del web avrà la conseguenza non voluta di svuotare gli archivi del futuro?

Secondo lo European Archives Group (d’ora innanzi EAG) il panico che ha circolato negli ambienti archivistici è ingiustificato: tensioni fra protezione dati personali e conservazione archivistica esistono, non si può negare, ma il Regolamento europeo offre anche strumenti per superarle e le Linee guida sull’applicazione del Regolamento europeo protezione dati personali negli archivi elaborate dallo EAG lo dimostrano.

Lo European Archives Group – vale la pena di ricordarlo – è il gruppo di coordinamento delle direzioni generali archivi (o degli archivi nazionali, a seconda del tipo di organizzazione archivistica dei singoli stati) dei paesi della UE, creato dalla Commissione europea nel 2006.

Lo EAG ha seguito molto attentamente, sin dal 2012, il complesso iter di approvazione del Regolamento, facendo intensa attività di lobbying a favore degli archivi ed ottenendo risultati importanti. Nell’iniziale schema di Regolamento, non veniva prevista alcuna eccezione a favore degli archivi; nel testo approvato, buona parte di obblighi e divieti prevedono eccezioni a favore degli archivi.

Il Regolamento europeo è una norma di difficile lettura: consta di 99 articoli, preceduti da ben 173 “considerando”, che forniscono indicazioni su come debba essere interpretata la norma, scritti in un linguaggio che può risultare ostico. Per un profano, è facile perdersi.

Per questo lo EAG ha ritenuto opportuno redigere delle linee guida che fossero le più semplici e sintetiche possibili, al fine di fornire le informazioni minime indispensabili che tutti gli archivisti debbono conoscere. In altre parole, le Linee guida sono una sorta di “ABC del Regolamento europeo”esplicitamente indirizzate agli archivisti.

Questo vuol dire, però, che le Linee guida non sono esaustive: chi cerca una enciclopedia del Regolamento europeo, si rivolga altrove. In particolare, bisogna sottolineare che le Linee guida si occupano solo del trattamento dei dati personali contenuti nei fondi archivistici che gli Archivi conservano. Non trattano in alcun modo, invece, degli altri tipi di trattamenti di dati personali che pure vengono regolarmente effettuati dagli Archivi di Stato e da altri Archivi pubblici o privati, ovverosia i trattamenti dei dati personali relativi agli impiegati, agli utenti, ai collaboratori esterni, ai donatori, agli studenti che partecipano ad attività didattiche e così via. Trattamenti di queste tipologie di dati (o simili) sono effettuati anche da enti diversi dagli Archivi; di conseguenza, è relativamente facile trovare indicazioni operative. Il Comitato europeo per la protezione dei dati (la struttura di coordinamento dei Garanti, creata dal Regolamento) ha già prodotto delle linee guida applicative su diversi aspetti.

Inoltre i governi stanno emanando circolari applicative ed ha preso il via la produzione di manuali, commentari e altri sussidi.Per i trattamenti dei dati contenuti negli archivi storici, non esistevano invece indicazioni mirate; quindi lo EAG ha giustamente deciso di concentrarsi solo su questa materia.

Le Linee guida sull’applicazione del Regolamento europeo protezione dati personali negli archivi non sono scolpite nel marmo. Potranno essere emendate ed arricchite, grazie ai commenti della comunità archivistica internazionale, ma soprattutto mano a mano che l’interpretazione di alcuni articoli verrà resa più chiara dalla giurisprudenza e dalle linee guida e raccomandazioni emanate dal Comitato europeo per la protezione dei dati.

Lo EAG ha elaborato le Linee guida in inglese. Starà poi ai singoli paesi membri di effettuare la traduzione nelle lingue nazionali. La Direzione generale archivi ha già iniziato la lavorare alla traduzione in italiano.

Per saperne di più

Linee guida sull’applicazione del Regolamento europeo protezione dati personali negli archivi