I fenomeni migratori, incluse le migrazioni forzate di chi è costretto a fuggire dal proprio Paese a causa di guerre, violenze e persecuzioni, sono oggi al centro della cronaca e del dibattito politico e istituzionale italiano e internazionale.

Archiviazione dei documenti nel centro di registrazione di Khalda, Giordania (©UNHCR / Jared Kohler)

In questo complesso scenario ha un ruolo di primo piano l’UNHCR, l’Alto Commissariato delle Nazioni Unite per i Rifugiati, fondato nel 1950 e il cui operato fin dagli esordi ha trovato legittimità nella Convenzione del 1951 relativa allo status dei rifugiati (la cosiddetta Convenzione di Ginevra).

A 68 anni di distanza dalla sua nascita, l’agenzia si trova oggi ad affrontare la più grande crisi di profughi dal dopoguerra, con 68,5 milioni di persone costrette a migrare. L’organizzazione ha inoltre esteso il suo mandato a proteggere anche apolidi e sfollati interni, oltre a richiedenti asilo e a rifugiati. UNHCR opera attualmente in 128 Paesi, con circa 11.500 dipendenti, di cui l’87% è dispiegato nelle operazioni sul campo, spesso in condizioni estremamente difficili.

In queste condizioni disagiate, a volte estreme, gli uffici dell’agenzia producono documenti che vanno gestiti e conservati. Non si tratta unicamente di garantire l’efficienza di un’organizzazione complessa e articolata: gli archivi di UNHCR sono riconosciuti come strumenti di protezione internazionale, con un ruolo fondamentale nell’assicurare a tutte le persone protette dall’agenzia il godimento dei diritti umani.

Dell’archivio di UNHCR dal 1996 si occupa un’apposita sezione, la Records and Archives Section (RAS), con sedi a Ginevra, Copenhagen e Budapest. Il 21 dicembre 2017 è stata approvata la Policy on the Management of UNHCR Records and Archives, un regolamento interno che stabilisce principi e linee guida atti a regolare tutte le fasi di vita dell’archivio, dal corrente allo storico fino al Web Archive dei siti dell’agenzia. Dal 1° gennaio 2018 questo regolamento è vincolante per tutto il personale che lavora a UNHCR.

I suoi scopi dichiarati sono:
– garantire la gestione efficace ed efficiente dei documenti di UNHCR sia in formato cartaceo che digitale, sia al Quartier Generale che nelle field operations;
– conservare la memoria istituzionale di UNHCR e regolare l’accesso ai suoi archivi.
Nella policy si sottolinea esplicitamente l’importanza degli archivi nell’espletamento del mandato di protezione internazionale di UNHCR. In particolare occorre scongiurare il rischio di dispersione delle informazioni e facilitarne al contrario lo scambio, tramandando così le conoscenze acquisite in maniera ordinata e funzionale. Questo aspetto è particolarmente rilevante in un’organizzazione caratterizzata da una grande mobilità dello staff, mobilità che non può penalizzare la continuità del lavoro.

Va in questa direzione la progressiva adozione da parte degli uffici sul campo dell’Electronic Documents and Records Management System (EDRMS) già in uso presso il quartier generale. RAS fornisce formazione e assistenza ai membri dello staff dislocati in vari Paesi, con frequenti missioni sul campo. Si vuol far sì che l’importanza della corretta tenuta degli archivi, cartacei o digitali, diventi una consapevolezza diffusa a tutti i livelli dell’organizzazione. L’EDRMS sarà inoltre ben presto integrato con un Trusted Digital Repository che è in corso di implementazione e che si configurerà come un vero e proprio archivio storico digitale.

L’archivio storico “fisico” si trova invece a Ginevra, dove viene trasferita la documentazione selezionata per la conservazione permanente. I documenti sono trasferiti al più tardi 20 anni dopo la loro data di creazione e ricezione, termine che può essere anticipato quando esista un rischio di dispersione e distruzione, oppure nel caso in cui sia programmata la chiusura di un ufficio regionale o di un presidio sul campo. È stato questo il caso degli archivi prodotti dai numerosi uffici stabiliti dall’agenzia nei territori dell’ex-Jugoslavia durante le guerre balcaniche della prima metà degli anni Novanta. Questi archivi, successivamente alla progressiva chiusura dei vari uffici dopo l’accordo di Dayton, sono stati trasferiti a Ginevra, con percorsi vari e spesso accidentati, e ora occupano complessivamente un chilometro lineare di scaffalatura.

Questa documentazione permette all’agenzia di dar conto del suo lavoro in quella complessa e difficile operazione. La trasparenza è infatti un valore per UNHCR, che si impegna a rendere consultabili i suoi documenti dopo che sono trascorsi 20 anni dalla data della loro creazione o ricezione. La più importante eccezione a questa “regola dei 20 anni” è dettata dall’esigenza di salvaguardare le persone che godono della protezione di UNHCR: gli Individual case files, i “fascicoli dei rifugiati”, sono accessibili solo ai diretti interessati. Diventano liberamente consultabili solo nel caso in cui si abbia notizia che la persona di cui i documenti trattano sia deceduta, o nel caso in cui il periodo trascorso dalla data dei documenti lo faccia presumere. Si tratta di documentazione fondamentale per difendere lo status, la dignità e i diritti di queste persone. Indicativo del suo valore è il fatto che in alcune zone di guerra si siano intrapresi processi di digitalizzazione per salvaguardarla.

A beneficiare dell’efficienza e della trasparenza che derivano dalla corretta gestione e conservazione degli archivi sono dunque in primo luogo le persons of concern di UNHCR, cioè tutti coloro che UNHCR assiste e protegge. In questo risiede il potere degli archivi.

Per saperne di più

Il sito ufficiale di UNHCR
Il sito ufficiale di UNHCR Italia
Il testo della Convenzione di Ginevra
La pagina dedicata alla Records and Archives Section di UNHCR
Il portale di ricerca degli archivi storici di UNHCR
Il portale del Web Archive di UNHCR