Il Sistema informativo degli Archivi Storici del Trentino – AST aderisce al Sistema Archivistico Nazionale – SAN.
Progetto Archivi Thun – Dettaglio della Nomina a conti (1629)
Grazie all’accordo tra la Direzione Generale Archivi e il Dipartimento Cultura, Turismo, Promozione e Sport della Provincia autonoma di Trento il patrimonio degli Archivi storici del Trentino confluirà nel Sistema Archivistico Nazionale. Il programma di esportazione dei dati, coordinato dall’ICAR, prevede «la validazione e la trasmissione, da AST a SAN […] degli elementi descrittivi inventariali di alto livello (complessi archivistici, soggetti produttori e soggetti conservatori) riferiti agli archivi di competenza della Provincia autonoma di Trento, rinviando alla banca dati AST per tutti gli ulteriori elementi descrittivi, nonché per le immagini digitali» (art. 3, b).
La convenzione, della durata di 9 anni, prevede anche «che le modalità di trasmissione degli elementi descrittivi inventariali di alto livello […] sono state condivise, nel rispetto degli standard e dei tracciati di scambio su cui si basa il SAN, con i tecnici dell’Istituto Centrale per gli Archivi – ICAR […], e con questi verificato nelle sue funzionalità» (art. 4).
Nel sistema AST, che presenta due diverse interfacce per operatori e utenti web, confluiscono gli inventari di archivi di enti (comuni, parrocchie, scuole, enti assistenziali, aziende di promozione turistica, uffici provinciali ecc.), famiglie e persone, accomunati dall’essere conservati sul territorio trentino; sono presenti inoltre anche i dati derivanti da altri tipi di intervento, come censimenti, elenchi, regesti. In molti casi i dati descrittivi sono stati originariamente redatti con strumenti informatici diversi da AST (videoscrittura, software specifici per archivi) e successivamente recuperati nel sistema.
Sono inoltre presenti informazioni di contesto (istituzionali, archivistiche e normative) e notizie tecniche e amministrative relative ai lavori di ordinamento e inventariazione, raccolte nelle schede Progetto.
Il sistema AST prevede due differenti modalità di utilizzo: consultazione e ricerca. Con la prima è possibile selezionare i progetti (inventari, censimenti, elenchi, regesti), sia scorrendo l’elenco completo, sia ricercandoli in base ad alcuni parametri (titolo, curatore, tipologia, data) o per area geografica di riferimento.
La ricerca permette invece di selezionare una o più schede, anche di differente tipologia; le possibilità di compilazione dei parametri spaziano dalla ricerca di un termine all’interno di tutte le schede (ricerca semplice), alla scelta dell’entità da presentare nella lista (ricerca per liste), alla combinazione di più criteri su campi diversi di differenti schede (ricerca avanzata), alla visualizzazione grafica della distribuzione su una cartina del territorio trentino delle principali entità (ricerca per area geografica).
