La Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia ha promosso e coordinato la redazione di linee guida per la stesura di Piani di gestione del rischio per archivi e biblioteche.

Seguendo la linea tracciata da progetti e studi condotti sul tema della sicurezza di beni archivistici e librari diffusi negli ultimi anni, tra cui, in primis, le linee guida elaborate nel 2014 dalla Direzione Generale Archivi del MiBACT, la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia ha promosso e coordinato la redazione di linee guida per la stesura di Piani di gestione del rischio per archivi e biblioteche.

Questo lavoro, coordinato dal soprintendente Maurizio Savoja e sviluppato tra ottobre 2015 e giugno 2016, ha portato alla realizzazione di un documento, il Piano di conoscenza per la sicurezza di archivi e biblioteche, presentato ufficialmente il 28 giugno 2016, pubblicato e liberamente scaricabile dal sito della Soprintendenza.
Il Piano, elaborato dall’architetto Paola Mussini, collaboratrice della Soprintendenza nell’ambito del Progetto formativo nazionale 500 Giovani per la Cultura e dal restauratore e conservatore Luciano Sassi, intende essere uno strumento della gestione complessiva di archivi e biblioteche, che prediliga la cura e manutenzione costante dei beni agli invasivi e non sempre efficaci interventi d’urgenza eseguiti in conseguenza ad eventi calamitosi.
Scopo principale è ricomporre tutte le indicazioni sulla sicurezza e lo stato del bene, provenienti da studi pregressi e piani sovraordinati¹, a cui è possibile affiancare ulteriori e specifiche valutazioni, per garantire un incremento del livello di protezione del bene con un intervento minimo e mirato. Integrando le fasi di analisi e valutazione dei rischi nel complessivo processo di gestione dell’archivio/biblioteca infatti, si contribuisce a una reale ed efficace conservazione preventiva e programmata, mettendo in atto tutte quelle azioni, calibrate rispetto allo stato effettivo del “contenitore” e dei beni in esso conservati, che hanno come fine la prevenzione degli eventi che potrebbero danneggiare i beni, o comunque la diminuzione dei loro effetti negativi.
Il Piano mira a stimolare una conoscenza più approfondita dell’archivio/biblioteca e favorire una raccolta organizzata delle informazioni pertinenti al fine di:

• ricostruire un quadro preciso sulle condizioni generali del sistema composto dal “contenitore” archivio o biblioteca e dal “contenuto”, ovvero dall’insieme dei beni conservati,
• valutarne il grado di vulnerabilità (intesa come «caratteristica specifica di una comunità o un sistema o di un bene che lo rende suscettibile agli impatti dannosi di un pericolo») soprattutto in riferimento alle correlazioni esistenti tra i due;
• rilevarne il livello di resilienza globale (intesa come «l’abilità di un sistema, di una comunità o di una società esposta a pericoli di resistere, assorbire, riparare e riprendersi tempestivamente ed efficientemente dagli effetti di un pericolo, anche attraverso la preservazione e restaurazione delle sue strutture e funzioni basilari»).

Questa valutazione consente di definire il livello di rischio cui i beni sono specificatamente sottoposti, in modo tale da predisporre le necessarie e più indicate misure di prevenzione e protezione e di progettare e organizzare la risposta ad eventuali emergenze. Per questo motivo una parte consistente del Piano è costituita da analisi preliminari che possano costruire una conoscenza critica e coerente del bene e che possano indirizzare alla progettazione delle misure di controllo e riduzione dei rischi più rispondenti e calibrate rispetto alle effettive caratteristiche e necessità riscontrate, valutando sia le possibili fonti di pericolo del contesto e quindi “esterne” (o “esogene”, di origine umana o naturale come terremoto, alluvioni, incendi, atti vandalici/terrorismo, industrie, altre attività che possono essere svolte nello stesso edificio,…), che quelle “interne” (o “endogene” come incendi, attacchi biologici, rottura di tubazioni, blackout, gestione inefficiente/inappropriata, …).
Data la molteplicità di tematiche specialistiche che contribuiscono a strutturare il Piano, e quindi a validare le valutazioni effettuate dal compilatore, si è deciso di uniformare il linguaggio utilizzato a quello di piani e programmi esistenti e sovraordinati, al fine di agevolare una più efficace e completa compatibilità delle informazioni condivise. Al tal fine il Piano, che ha come obiettivo ultimo la protezione dei beni archivistici/librari, si compone secondo lo stesso impianto dei piani per la sicurezza dei lavoratori, riproponendo le medesime sezioni, ognuna introdotta da una piccola presentazione con indicazioni ed istruzioni spercifiche.
Vi è quindi prevista la elaborazione di un Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), corredato di un Piano delle Misure di Prevenzione (PMP), correlato ad un Piano di Risposta all’Emergenza (PdE) connesso ad un Piano di Ripristino. Ovviamente il tutto in stretta correlazione con i Piani preesistenti e le misure destinate alla gestione complessiva di rischio, sicurezza, emergenza dell’ente e delle sue sedi.
In questo senso, la predisposizione del Piano potrebbe consentire un miglioramento della qualità della gestione quotidiana dell’archivio/biblioteca, con maggiore conoscenza di quanto conservato ed una riduzione dell’esposizione al rischio e – in ultima analisi – anche dei costi. Per agevolare la compilazione da parte dell’utente finale poi, sono state predisposte delle schede dettagliate ma facilmente adattabili alle diverse tipologie di bene e alle specifiche condizioni di ognuno, nel tentativo di proporre uno strumento “scatolare”, facilmente aggiornabile ed integrabile nel tempo, le cui sezioni tematiche sono tra loro ben distinte al fine di consentire una consultazione rapida e mirata.
Il Piano – o, per meglio dire, lo schema di piano che viene proposto – è concepito come uno strumento aggiornabile ed integrabile sulla base delle esperienze di applicazione concreta; la Soprintendenza archivistica e bibliografica sollecita, anzi, segnalazioni in tal senso.
Il lavoro ha visto anche la realizzazione di una sperimentazione pratica sul recupero di materiale cartaceo danneggiato da acqua tramite liofilizzazione, grazie alla collaborazione con Davide Fissore e Antonello Barresi, professori presso il Dipartimento DISAT del Politecnico di Torino. L’esperimento ha consentito di fornire un valido approfondimento sulle tecniche utili durante la fase di ripristino delle attività, stabilendo parametri fondamentali da considerare in fase preventiva; un capitolo del Piano è dedicato a tali tematiche.

Per saperne di più

Il documento completo e le informazioni relative sono consultabili alla pagina della Soprintendenza Archivistica della Lombardia, insieme ad alcuni materiali relativi alla presentazione realizzata il 28 giugno 2016 a Milano, presso la sede di Soprintendenza archivistica ed Archivio di Stato.

Linee guida per la prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi, MiBACT – Direzione Generale Archivi 2014.

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1. Si intendono qui tutti i piani di livello più alto (relativi principalmente alle discipline della pianificazione – locale, sovralocale, regionale, nazionale… e della gestione del rischio – riferita alla salute dei lavoratori, di emergenza comunale o infra comunale,…) e che contengono indicazioni utili come base per le analisi da effettuare e delle prescrizioni da dover considerare.