Gestione dei documenti e organizzazione del lavoro al tempo del Covid-19#igiornidellapandemia

 

I.Una premessa di diritto del lavoro e di lingua italiana

In limine, sembra utile un approccio giuslavoristico e lessicale, anche al fine di contestualizzare il nostro discorso sulla gestione dei documenti. Il legislatore italiano bene ha fatto ad assicurare il lavoro da casa per tutti i lavoratori delle amministrazioni pubbliche all’indomani della pandemia da Covid-19. Successivamente, la Direzione Generale Archivi – previa individuazione dei servizi essenziali e con un presidio garantito in presenza – ha delegato i direttori di Istituto ad adottare atti organizzativi in tal senso.
Orbene, l’art. 18 della legge 22 maggio 2017, n. 81 definisce il lavoro agile come una prestazione

per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Le prestazioni lavorative del personale degli Archivi di Stato in questa fase delicatissima per ciascuno di noi, dunque, non sono tecnicamente configurabili come lavoro agile, né come smartworking. Siamo di fronte, semmai, a un homeworking o, più correttamente, a una sottospecie, che potremmo declinare come lavoro agile da casa.
Anche il termine smartworking, per fortuna con scarse ricorrenze nella normativa recente (ad es., il DM 1° marzo 2020 novella correttamente le disposizioni in tema di lavoro agile), dovrebbe essere utilizzato con frequenza minore e a ragion veduta. Siamo certamente smart, ma lavorando da casa e, a rotazione, in ufficio. Parimenti, l’istituto del telelavoro è diverso da quello dello smartworking ed è bene che non siano confusi né intercambiabili (Vai al sito Informazione.it).

Tuttavia, indipendentemente dalla natura, senza la digitalizzazione avanzata e senza l’adozione del protocollo in modalità digitale tutto questo non sarebbe stato possibile. Quindi i sistemi di gestione dei documenti, nati dalla riforma Bassanini del 1997 e regolamentati con il DPR 428/1998, poi confluito nel DPR 445/2000, sono stati il fulcro di tutto il flusso di informazioni, di dati e di documenti che ha permesso al personale degli Archivi di Stato di lavorare da casa, garantendo la possibilità di usufruire del lavoro agile.
Da ultimo, esistendo giuridicamente solo la modalità digitale, l’endiadi protocollo informatico ormai è ridondante. Almeno dal 1° gennaio 2004, esiste giuridicamente solo quello informatico e, di conseguenza, lo chiameremo semplicemente protocollo.

II.La dichiarazione patente come certificazione del datore di lavoro

Come sappiamo, l’Esecutivo ha più volte modificato e integrato il modello di autocertificazione (dichiarazione sostitutiva) per gli spostamenti della popolazione attraverso una serie fittissima di provvedimenti di normazione secondaria. Per semplificare, tuttavia, possiamo iniziare dalle piccole cose.
Infatti, per i percorsi da casa al lavoro, i dipendenti dell’Archivio di Stato di Venezia hanno potuto esibire per i controlli degli organi di polizia una certificazione – cartacea o digitale – attraverso la quale, mediante qr-code (esattamente come un biglietto del treno), era possibile visualizzare sul sito web dell’Istituto la dichiarazione patente circa la necessità di spostamento per obblighi lavorativi.
L’autocertificazione, con ogni evidenza ispirata al concetto di lasciapassare come tanti conservati in Archivio, ha funzionato e ha permesso di superare l’obsolescenza giuridica dei moduli di autocertificazione governativa.
Non ultimo, da un punto di vista diplomatistico, le prove di veridicità e di autenticità sono rimaste in Archivio, sia nel sito web istituzionale sia nella regolare registrazione nel sistema di protocollo Giada, come riportato ufficialmente (Vai al sito dell'Archivio di Stato di Venenzia)

III.Tra gestione e organizzazione

Per quanto riguarda i servizi interni, prendiamo in esame il periodo dal 9 marzo 2020, giorno di inizio dell’attività lavorativa organizzata in regime di lavoro agile da casa, al 15 aprile 2020.
Grazie al digitale, l’attività di registrazione e di gestione dei documenti non ha subito interruzioni, né sospensioni. Nel periodo di riferimento sono stati registrati 253 documenti, di cui 138 in arrivo e 115 in partenza, in piena aderenza con lo stesso periodo dell’anno precedente. Sono stati istruiti 54 fascicoli, di cui la parte preponderante risulta relativa a richieste di fotoriproduzioni (38 attivi).
Sul fronte non della registratura, ma della gestione dei documenti in senso più ampio, nel sistema Giada sono stati trattati anche ulteriori tipologie di documenti, i non soggetti a protocollo (NP). Nel periodo sopra indicato risultano una cinquantina. Nello specifico, si tratta di documentazione relativa a pratiche di fotoriproduzione, ad attestazioni di pagamento dei diritti di riproduzione e a dichiarazioni in merito all’uso, inserite nei fascicoli di riferimento.
Delle 38 richieste di fotoriproduzione, 17 sono già state evase a valle della verifica puntuale sui relativi pagamenti dei diritti e sono state spedite le relative immagini tramite il servizio apecargo.
Sono state evase altresì 7 richieste di fotoriproduzioni, 4 richieste di concessione a pubblicare e 3 richieste di copie di documenti con dichiarazione di conformità all’originale, tutte ricevute in data anteriore al 9 marzo 2020. Sono stati repertoriati, inoltre, 6 decreti e 4 ordini di servizio. Le ricerche anagrafiche sono state regolarmente svolte in ambiente digitale utilizzando la banca dati tratta dalle liste di leva conservate, a volte con l’assistenza dell’archivista in servizio a rotazione.
In poche parole, l’utilizzo del digitale ha permesso di evitare sospensioni o interruzioni dell’azione amministrativa e dell’attività scientifica.

IV.Gli archivisti e la consulenza on-line

Uno degli slogan adottati sul sito web istituzionale e sulla pagina ufficiale di Facebook dell’Istituto riguardo ai servizi interni è: chiusi al pubblico, aperti dentro.
Un’altra minuta innovazione, semplice ed efficace, riguarda la gestione della consulenza archivistica generale e di archivistica speciale dedicata agli studiosi di tutto il mondo. Dalla settimana seguente alla chiusura (16 marzo 2020), gli ispettori di sala sono a disposizione on-line per fornire le informazioni che, di norma, sono fornite agli studiosi in Sala di studio (indici, schedari, possibili filoni di ricerca documentale, etc.). Il tutto è gestito tramite un sistema di prenotazione, utilizzando il protocollo, di una videochiamata via VoIP (Skype o Zoom). Ne è stata data comunicazione sul sito web istituzionale, sulla pagina Facebook ed è stato realizzato un video YouTube.

Nel concreto, sono state registrate circa una quarantina di richieste di consulenza o di ricerca via e-mail, mentre poche sono state le richieste di videochiamata. In una mezza dozzina di casi, gli archivisti hanno responsabilmente condotto ricerche in conto terzi per non danneggiare o far ritardare gli studiosi nella consegna delle proprie opere intellettuali. È stato il caso di un controllo documentale per una voce del Dizionario biografico degli italiani, uno per un testamento, uno per la segnatura archivistica di una nota a piè pagina per una pubblicazione imminente e così via. Le riproduzioni sono state eseguite da cellulare e trasmesse attraverso il canale istituzionale agli studiosi. La metà di essi ha ringraziato.

V.Qualche criticità del sistema di gestione dei documenti

Esaminiamo ora due criticità del sistema di gestione dei documenti. La prima investe la sfera informativa e riguarda il titolario in uso. La seconda, invece, inerisce alla sfera informatica e riguarda la segnatura di protocollo apposta o associata in Giada, con un cenno alla fascicolatura e alla tenuta dell’archivio di deposito, che meriterebbe trattazione più approfondita.

Va.Il titolario

La semplicità non è una cosa semplice. Infatti, è molto più facile scrivere in modo complesso e massivo, anziché condensare i concetti in poche righe. Il titolario d’archivio di un ente pubblico è uno schema essenziale di sintesi per parole chiave delle funzioni svolte da un soggetto produttore nell’esercizio della propria attività amministrativa. Potremmo anche definirlo come una tassonomia gerarchica funzionale.
Non organizza alcunché, dal momento che il punto nodale del lavoro d’archivio è rappresentato dalla fascicolatura. Di contro, è il primo passo imprescindibile verso la gestione dei documenti, anche in armonia con la normativa italiana vigente.
Ci sia concessa la definizione del titolario attualmente in uso come la lista della lavandaia di cencettiana memoria riferita agli inventari compilativi. Troppo lungo, ridondante e con indici di classificazioni estesi. Dobbiamo semplificare, senza banalizzare e redigere un elenco di voci di indice di rimando alle singole voci dei gradi divisionali.
Risulta opportuna, pertanto, una revisione a cura degli archivisti della DGA, che sul punto ha competenze esclusive su tutto il territorio italiano tranne che sul proprio Ministero. A un titolario validato da archivisti, sarebbe opportuno affiancare un modello di piano per la fascicolatura e, di conseguenza, un massimario di selezione.

Vb.Il sistema informatico Giada

Non esiste in natura il software perfetto. Dunque, anche in questo caso, conviene lavorare per approssimazioni successive e in una logica incrementale, scomponendo in piccoli problemi una questione più grande.
Al momento non esiste una procedura per garantire l’apposizione e l’associazione della segnatura di protocollo a un documento digitale sottoscritto in maniera persistente. Ciò significa che in un documento trasmesso via e-mail da Giada essa è separata e che, quando un oggetto (il documento stesso, un allegato, etc.) viene estratto dal sistema di posta elettronica, la conseguenza più immediata è la perdita dei metadati di riferimento.
L’unico modo per ovviare a questo inconveniente è produrre il documento non sottoscritto, registrarlo in partenza, scaricare il pdf e sottoscriverlo come seconda versione. Ciò risulta giuridicamente inaccettabile perché di diritto risulterebbe protocollato un documento privo di firma. Mutuando il lessico amministrativo, saremmo di fronte a un non-documento, cioè a un atto imperfetto.
Invece, a differenza del protocollo in arrivo, sappiamo che in partenza sono registrabili esclusivamente documenti sottoscritti. Inoltre, l’esito così configurerebbe un documento in partenza munito di segnatura duplice, sia sul pdf (per le procedure descritte sopra) sia nel corpo della e-mail con segnatura xml. Ciò sembrerebbe contrastare con l’art. 55 del DPR 445/2000 e soprattutto con l’art. 20, comma 1, del DPCM 3 dicembre 2013, che prevede due operazioni riguardo alla segnatura: associazione al documento e trasmissione in un file xml, con riguardo alla interoperabilità. Fino a quando il documento resta nel sistema informatico, Giada risponde correttamente e le prove risultano mantenute, ma quando viene estratto o trasmesso a terzi, sempre attraverso Giada, accade quanto appena descritto.
Un’ultima nota riguarda la segnatura archivistica. Premesso che risulta ormai indifferibile programmare la tenuta dell’archivio di deposito, il sistema informatico risulta a norma riguardo l’individuazione dei metadati minimi del fascicolo (o dell’aggregazione informatica), a mente del DPCM 3 dicembre 2013.
Tuttavia, la numerazione prosegue anno dopo anno senza soluzione di continuità. Questo fatto, se da una parte risulta rispondere alla normativa, dall’altra non risulta archivisticamente sostenibile. Ad esempio, anche gli allegati non fanno parte de jure del nucleo minimo di protocollo. Tuttavia, la dottrina, confortata da alcune pronunce giurisprudenziali e dalla prassi, ha reso la descrizione e la numerazione degli allegati obbligatoria pressoché in tutti gli applicativi in uso nelle amministrazioni pubbliche. Del resto, se come amministrazione archivistica non applicassimo per primi le buone prassi, come potremmo essere credibili verso gli enti sorvegliati o vigilati?
Infine, non è prevista alcuna possibilità di trasferimento di fascicoli all’archivio di deposito. Di conseguenza, la gestione e la tenuta diventano assai onerose. Ad esempio, l’indice di classificazione 28.10.13 individua le richieste di riproduzione. Al 15 aprile 2020 in ASVe si contano 285 fascicoli istruiti negli ultimi sei mesi. I fascicoli possono solo essere “chiusi” e persistono in carico gestionale, ma a fine anno saranno risultati oltre 500 in un indice di classificazione per il solo 2020. Da rivedere.

VI.Due conclusioni brevi: primum semplificare, deinde digitale

Prima di essere digitali e agili, dobbiamo semplificare.
Attualmente, abbiamo effettuato delle superfetazioni e delle giustapposizioni sostituendo le procedure tradizionali con quelle digitali. Di buono c’è il senso pratico della questione ormai percepito a tutti i livelli: abbiamo finalmente capito che il digitale non rende le cose semplici se non lo sono. Anzi, dove c’è disorganizzazione, l’effetto principale del digitale è l’amplificazione del chaos. Per queste ragioni, primum semplificare, deinde digitale.
In un editoriale, recentemente è intervenuto anche il Presidente Cassese, parlando di quella che potremmo definire in sintesi come l’endocorroborazione della burocrazia.

In secondo luogo, serve il coinvolgimento a tutti i livelli. Da un lato, dal centro alla periferia e viceversa. Dall’altro, dagli archivisti, ai tecnici, agli amministrativi e ai custodi.
Nel caso dell’Archivio di Stato di Venezia, in regime di lavoro agile da casa, tutti si sono dati da fare e con risultati eccellenti. Previa verifica, sono stati trascritti e revisionati, sotto il controllo degli archivisti, numerosi inventari e ora messi a disposizioni on-line, grazie anche a riunioni settimanali obbligatorie di coordinamento e di verifica della presenza, anche solo per un saluto: lontani, ma tutti connessi.
Infatti, viviamo in una congiuntura in cui ognuno è chiamato a svolgere una parte essenziale in un meccanismo virtuoso, eliminando le vocazioni intrinseche a rimanere, citando Ichino, dei burosauri. Conviene puntare all’etica pubblica, orgogliosamente burocrati nell’accezione più nobile del termine (Vai al sito pietroichino.it - I difetti di capitale umano e di capitale sociale che ci impediscono di fare a meno di procedure amministrative e regole; ma snellire si può e si possono tagliare le unghie ai burosauri)

In conclusione, il Paese ha bisogno di meno burocrazia deteriore votata alla complicazione e di più burocrazia virtuosa dedicata alla semplificazione verso il digitale nativo, giuridicamente e organizzativamente sostenibile a tutti i livelli.
Non ultimo, il lavoro agile da casa è stato possibile grazie anche alle riforme Bassanini e al protocollo in ambiente digitale introdotti un quarto di secolo fa. Questo modello organizzativo, dunque, ha consentito di superare pragmaticamente il momento di smarrimento iniziale di fronte a un evento tanto immane quanto imprevedibile.

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