Global archives: gestire gli archivi d’impresa oltre i confini nazionali

Lo scorso 21 marzo il Giai, Gruppo Italiano Archivisti d’Impresa, ha tenuto il suo seminario annuale, un evento che negli anni è diventato un punto di riferimento atteso in cui archivisti e aziende si incontrano per riflettere e confrontarsi sulle esperienze e le sfide che interessano la gestione dei patrimoni di informazioni prodotte in differenti contesti di business.

Preliminare alla giornata di studio, il 20 marzo si è svolto l’incontro dedicato a fare il punto sulle attività del GIAI, in cui i partecipanti hanno scambiato informazioni sulle numerose iniziative svolte nel corso dell’anno e ragionato sull’organizzazione del Gruppo di lavoro anche alla luce dell’appuntamento con il rinnovo delle cariche sociali dell’Anai che affiderà al direttivo entrante il compito di rinnovare il mandato e di dare nuove indicazioni su funzionamento e obiettivi del GIAI. Questa parte della riunione è stata ospitata dalla Fondazione 1563 per l’arte e la cultura, membro torinese del GIAI in quanto custode dell’Archivio storico della Compagnia di San Paolo. 

F 1563s

Come già nelle precedenti occasioni l’incontro è stato quindi occasione per visitare e conoscere due realtà particolarmente interessanti del panorama degli archivi d’impresa: quella di una di una delle più antiche banche italiane, il San Paolo appunto (1563-1991, poi privatizzata e oggi parte del Gruppo Intesa Sanpaolo) e l’archivio della storia aziendale della Martini e Rossi, uno dei simboli internazionali dell’italian style, conservato all’interno di un percorso espositivo che si propone come un ricco e suggestivo museo dell’enologia.

Tornando al seminario, il tema di quest’anno era espresso dal titolo Global archives: gestire gli archivi d’impresa oltre i confini nazionali.

In apertura, Regione Piemonte e Soprintendenza archivistica hanno confermato l’impegno delle rispettive istituzioni nel creare reti di lavoro e censimenti settoriali di archivi d’impresa o di distretto per poi passare ad un punto di vista che integrasse la dimensione internazionale e globale, vocazione ben presente nella realtà delle aziende italiane.

Successivamente sono stati presentate alcune esperienze e modelli molto rilevanti di strategie archivistiche in affiancamento al business, con visibili impatti sulla redditività e/o sull’immagine dell’impresa.

La prima relazione è stata quella di Alexander Bieri, direttore dei Global Archives della Roche – Basilea e presidente ICA /SBA, che ha proposto un excursus sulla figura dell’archivista nell’azienda e sulla declinazione del suo ruolo in particolare all’interno di un’azienda farmaceutica; un contesto dove il marketing esterno è limitato, se si esclude l’informazione sanitaria, e l’obiettivo di sviluppare ricerca storica non è la priorità. L’obiettivo è quindi quello di massimizzare le competenze nei servizi interni e poiché i manager si avvicendano molto più degli archivisti, questi ultimi di fatto sono preziose figure di continuità nell’azienda e di conoscenza. Uno dei principali problemi emersi dalla relazione è il fatto di come oggi si possa allo stesso tempo affogare nelle informazioni sparse e soffrire per la carenza di conoscenza; proprio in questa congiuntura gli archivisti possono proporsi come “data pilots of information age”.

A livello globale, la Roche è presente in circa 150 paesi con 95.000 impiegati. Tra questi si contano un centinaio di addetti agli archivi storici locali, dotati di programmi autonomi. Il sistema informatico è unico ed esiste un piano di classificazione per l’archivio corrente. Con cadenza annuale si selezionano e acquisiscono i documenti digitali. Nello staff ci sono esperti in retrieval solutions. La scelta comunicativa degli archivi Roche è quella di creare nei vari edifici del mondo degli angoli non invasivi per esporre oggetti storici. Un sistema quindi di veri e propri “musei diffusi”.

La relazione successiva è stata quella di Anna Scudellari per Bacardi Group: Casa Martini, con il proprio archivio dichiarato di notevole interesse storico nel 1999 (consistenza di circa 800 metri lineari), ha una politica attiva di acquisizioni soprattutto dalle altre sedi nel mondo. Negli anni l’impegno archivistico di Gruppo Bacardi si è concretizzato nella creazione di linee guida per i documenti da salvaguardare, l’adozione degli standard nazionali e la dotazione in tutte le sedi di un sistema informativo (un collective access customizzato da una società straniera). Tra le ultime azioni, la sensibilizzazione sul GDPR, con regole che verranno adottate globalmente da tutto il gruppo, e sulla tenuta degli archivi digitali. I servizi della branca italiana comprendono: Innovation (studio di nuovi packaging e prodotti), Marketing per accrescere il valore del brand, Advocacy per diffondere il valore del marchio e raccontare storie ai bartender, Brand homes (allestimento di luoghi e aule), Legal team (copyright e cause per i marchi), Celebrazione, Formazione (per interni ed esterni).

L’esperienza dell’Archivio Storico Ricordi, illustrato da Pierluigi Ledda, ha permesso di unire la dimensione propriamente aziendale con quella culturale più tradizionale. L’azienda era nata a Milano nel 1808 nel palazzo del Teatro alla Scala e l’archivio storico oggi ha sede all’interno della Biblioteca Nazionale Braidense, con possibilità di utilizzo delle sale di studio e della sala teresiana per eventi. Nel 1994 avviene l’acquisizione dell’azienda da parte di Bertelsmann che ne ha compreso il vasto potenziale per iniziative rivolte a vari pubblici differenti all’estero. La Guida all’archivio storico è stata pubblicata anche in lingua inglese. La collezione iconografica (bozzetti, sceneggiature e altro) è stata digitalizzata ed è fruibile via internet a bassa risoluzione. Le iniziative di valorizzazione riguardano non solo l’opera e la musica classica ma anche i cantautori italiani (Battisti, Paoli, De Andrè). Si attuano progetti in “crowdsourcing”, come ad esempio la trascrizione e traduzione delle lettere di artisti e dei copialettere dei gerenti, che vengono effettuate da volontari e ricontrollate dall’Archivio storico. L'Archivio è utilizzato non solo per mostre in Italia e all’estero ma anche per riallestimento di opere o uso creativo in sfilate di moda; inoltre, fornisce materiali per gli studenti, soprattutto di scenografia, dell’Accademia di Brera.

ANAI GIAI Conference Public and Speakers

Raccontando la storia della Tenaris-Dalmine, invece, è stata affrontata la tematica delle vicende societarie in rapporto con la dimensione archivistica. La Fondazione Dalmine è stata creata nel 1996 dopo la privatizzazione della Dalmine, nata come società Tubi Mannesmann nel 1906, poi salvata con l’intervento pubblico al tempo della Grande Crisi del 1929. Carolina Lussana ha ricostruito i percorsi societari che hanno condotto all’attuale Gruppo multisettoriale, presente in vari continenti ma soprattutto in America Latina, fino ad includere recentemente anche l’investimento nell’Humanitas (settore sanità). Alcune tavole cronologiche di creazione di aziende, fusioni e acquisizioni guidano oggi lo staff nell’operazione di censimento lungo i percorsi di sviluppo storico del business, molto diversificati sia nelle linee di produzione che nelle aree geografiche, e consentono di orientarsi nella “ridda di acquisizioni” che ancora continua.

L’esperienza della Fondazione Fila, raccontata da Annalisa Zanni, ha mostrato come la materialità dell’industria tessile e della moda entri anch’essa nella dinamica dell’archivio: La Fondazione è nata nel 2010, quando l’azienda, già multinazionale, fu comprata dal gruppo Fila Korea. L’iniziativa di raccogliere da tutto il mondo i prodotti Fila ha condotto a una organizzazione per sezioni: 45.000 esemplari di scarpe (che presentano particolari problematiche per la conservazione fisica a lungo termine), abbigliamento sportivo, 150.000 fotografie catalogate e 350 video (anche in pellicola) trasferiti su supporto digitale con l’aiuto dell’Archivio nazionale cinema impresa di Ivrea. Il Gruppo multinazionale lavora in tutto il mondo e ha investito in una piattaforma comune informatica, che consente la consultazione a distanza di quanto è stato digitalizzato. L’attenzione culturale del marchio ha portato Fila ad essere presente come primo brand sportivo alla Triennale di Milano e i suoi capi vengono ripresentati nelle rassegne di moda.

Dopo queste esperienze strettamente private il seminario si è concluso con il punto di vista di una delle istituzioni archivistiche statali più importanti del Paese, l’Archivio Centrale dello Stato. Emanuela Fiorletta, per illustrare il rapporto tra archivi e industria, ha effettuato una panoramica dei fondi relativi a brevetti e marchi, a partire dai versamenti cartacei ottenuti dagli antecedenti del Ministero dello Sviluppo economico: Ministero dell’industria, Partecipazioni Statali e Commercio con l’Estero. Questi documenti, prodotti dal 1855 al 1986, sono raccolti in oltre 1.850.000 fascicoli che si estendono lungo 6 chilometri di scaffali, e sono consultabili grazie una banca dati relativa ai marchi e ai modelli. A fianco di questo ricco patrimonio storico l’esperienza dell’ACS ha aggiunto le attuali preoccupazioni per il digitale: la banca dati correnti istituita nel 2008 e il completo passaggio al digitale dal 2015 implicano per l’ACS di assicurarsi la leggibilità di quanto verrà versato, monitorando le diverse applicazioni usate.

Come salta subito agli occhi ciascuna di queste esperienze è fortemente diversificata in rapporto, ad esempio, al settore produttivo, alla specificità del prodotto, alla antichità dell’azienda e ancora alla sua appartenenza o meno a gruppi basati all’estero. Quindi, più che un confronto tra simili si sono potuti cogliere spunti creativi e gestionali di cui far tesoro, sottolineando l’importanza e la necessità di creare momenti di condivisione come quelli dei seminari GIAI per la crescita e lo sviluppo dell’intero settore dell’archivistica d’impresa.

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